Mit Change Communication zum Digital Empowerment

Umfassende IT-Projekte bedeuten auch immer eine tiefgreifende Veränderung der Arbeitsweise für die Mitarbeitenden. Damit dies nachhaltig gelingt, ist ein begleitendes Change Management immens wichtig. Am Beispiel unseres international tätigen Kunden zeigen wir, welche Maßnahmen zum Einsatz kommen und wie Change & Adoption erfolgreich umgesetzt werden kann.         

Unser Kunde, der in mehrt als 30 Ländern weltweit vertreten ist, startete mit einem großen internen IT-Projekt in die digitale Transformation. Mit diesem Projekt hat er sich übergeordnet die Harmonisierung seiner vielfältigen IT-Landschaft zum Ziel gesetzt. Ein Teilprojekt war die Einführung von Microsoft 365. Da sich dadurch natürlich auch die bisherigen Arbeitsweisen und Prozesse für alle Mitarbeitenden grundlegend verändern, setzte der Kunde auf ein ganzheitliches Change Management. Als mehrfach ausgezeichneter Microsoft Partner war novaCapta die erste Anlaufstelle bei der Partnerauswahl.

Ein solch weitreichendes Change Management wurde von langer Hand strategisch geplant. Doch ein schwerwiegender Hackerangriff führte zu einem frühzeitigen Ad-hoc Rollout von Microsoft 365, der mit verschiedenen Herausforderungen verbunden war: Neben der kurzfristig großen Umstellung in der gesamten Organisation bestand ein unterschiedliches Knowhow vor allem zwischen den administrativen Mitarbeitenden und den Blue Collar Workern.

Das Projektteam passte daher das bisher geplante Konzept umgehend an die neue Situation an und startete mit einem umfangreichen digitalen Schulungskonzept statt Vor-Ort-Trainings. Im ersten Schritt war es das Ziel, die Mitarbeitenden so schnell wie möglich wieder arbeitsfähig zu machen und in die neue Arbeitsumgebung einzuweisen – nachgelagert ging es dann an die Substanz und die weiteren Maßnahmen wurden gestartet. Dabei wurden die zentralen Botschaften des Transformationsprojekts in die Change Story integriert.

Die ganzheitliche Change-Story hatte zum Ziel, den Mitarbeitenden Orientierung zu geben, die Veränderung sowohl mit Sinn als auch positiven Emotionen zu verbinden, das Mitarbeitendenvertrauen zu stärken und den Change so für alle nachvollziehbar zu machen. Diese Story diente dabei als zentraler Pfeiler der einzelnen Maßnahmen und wurde mit echten Use Cases und Erfahrungen mit den eingeführten Tools sowie Erfolgsgeschichten der Mitarbeitenden belebt, um so fundierte Antworten auf die konkreten Fragen der Mitarbeitenden zu geben. Teil des ganzheitlichen Konzepts bestehend aus der Story, dem Kommunikationsplan und Supportplan waren u.a.:

• Schulungsangebote für Mitarbeitende und ausgewählten Multiplikatoren (Guides),
• eine übersichtliche Landingpage als Anlaufstelle für alle IT-Themen inkl. M365,
• eine SharePoint basierte Wissensplattform mit zentral abliegenden Trainingsunterlagen,
• Coffee Corner Call-Formate.

Es wurden verschiedene Trainingsformate entwickelt, um die Mitarbeitenden mit ihren unterschiedlichen Wissensständen stets zu berücksichtigen. Ziel dieser Formate war es, das explorative Lernen der Mitarbeitenden zu stärken und durch gezielte Impulse Mitarbeitende zu motivieren und das „Ausprobieren“ anzuregen. Ein Fokus lag dabei auf Videoformaten, die die Funktionen der neuen Tools erklären und den Einstieg so erleichtern. Die Coffee Corner Calls bestanden v.a. aus Impulsvorträgen zu allgemeinen Fragen, wie Mitarbeitende sich in der Umgebung selbst organisieren oder zusammenarbeiten können.      

Ein weiteres Kernelement des Change-Projekts war die Ausbildung von internen Guides. Sie wurden intensiver geschult und so befähigt, Mitarbeitenden stets mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Ziel war es, dass diese auch noch lange nach „Projektabschluss“ als Support für ihre (neuen) Kolleg:innen agieren.

Der Roll-Out in den einzelnen Ländern und Management Units verlief sukzessive. Dabei wurde darauf geachtet, auf die besonderen Bedürfnisse dieser einzugehen und den Kommunikationsplan an die lokalen Teams anzupassen. In diesen Prozess wurden die betreffenden Teams intensiv einbezogen, um so das beste Ergebnis für die Mitarbeitenden vor Ort zu erzielen und einen positiven und nachhaltigen Change zu fördern.