Auf der perfekten Welle: Ledvance migriert in die Cloud

• Viele Daten, Einsatz nahezu aller SharePoint-Features und Verwendung von Workflows
• Sites mit langer Historie (teils migriert aus SharePoint 2007), Listen und Libraries mit mehr Daten als Office365 unterstützt
• Komplexer Site-Lifecycle-Prozess (Beantragung, Erstellung, Aktualisierung und Archivierung)
• Manuelles Migrieren umständlich und zeitaufwändig

• Hybride Lösung (Office365 und On-Prem SharePoint-Farm)
• Erweiterung des kommerziellen Migrationstools Sharegate für die Daten­migration 
• Hohe Automatisierung und klarer Prozessablauf der gesamten Migration
• Vielfältige Kontroll- und Steuerungsoptionen u. a. über das Global Site Directory (GSD) und den novaCapta Migration Manager

• Hohe Zeit- und Kosteneinsparungen durch minimalen manuellen Aufwand
• Minimale Ausfallzeiten für sämtliche Unternehmensbereiche durch aktive ­Planung der Migrationszeiten 
• Geräuschlose und störungsfreie Migration 
• Konsolidierung der IT-Landschaft als positiver Nebeneffekt

Die strategische Entscheidung des Managements stand fest: Ledvance geht in die Cloud. Die Konsolidierung der Daten, weniger Infrastrukturkosten und eine breitere Nutzung des Office 365-Paketes waren die Vorteile, die das Management dabei für Ledvance sah. Da einige der Daten nicht in der Cloud gespeichert werden konnten, fiel die Entscheidung auf eine hybride Lösung. Apps und Archivdaten mussten in eine Azure SharePoint-Plattform umziehen, alle anderen Daten in Office 365 SharePoint abgelegt werden. Das IT-Team um Ralf Hennig stand ­damit vor einer Mammutaufgabe: Die komplette Migration von drei SharePoint-Farmen mit sehr vielen Daten, Apps, Workflows, Listen und Libraries. Schnell war klar, dass Ledvance externe Unterstützung für dieses Projekt brauchen wird. Die novaCapta, schon Jahre als zuverlässiger Dienstleister bei Ledvance im Einsatz, ­überzeugte durch eine hohe Lösungskompetenz in SharePoint, ­Office365, Azure und .Net sowie durch das tiefe Wissen über das Global Site Directory (GSD) mit komplexem ­Site-Lifecycle-Prozess, das von novaCapta entwickelt wurde.

Das Tool „novaCapta SiteScan“ scannte vor der Migration die kompletten vorhandenen Inhalte sämtlicher ­Server: Webparts, Listen, Bibliotheken, Sites, Workflows und Apps. Der SiteScan lieferte damit einen ­genauen Überblick und verhinderte so schon im Vorfeld böse ­Überraschungen. Das Tool „novaCapta Migration ­Manager“ erweiterte die Funktionalität von Sharegate um eine Skript-gesteuerte und vollautomatisierte ­Migration – mit genauer Kontrolle sämtlicher Migrationsbewe­gungen und einem ausführlichen Fehlerreporting. „Die sehr guten Analyse- und Auswertungstools für ­unseren SharePoint Content haben die gesamte Projektdurchführung massiv vereinfacht “ bestätigt Ralf Hennig. Die Analyse- und Reportingfunktionen erlaubten eine gute Steuerung des Datenumzugs über die gesamte Projektdauer. Die erste Migrationswelle startete im März 2018, die letzte wurde im November 2018 beendet. „Das gesamte Projekt lief absolut im Zeit- und Budgetplan und wurde pragmatisch, kollegial und mit hoher Lösungskompetenz für On-Prem und für die Cloud umgesetzt”, bestätigt Hennig. „Wir sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden und freuen uns auf zukünftige Projekte.“