Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Alina: Mir fällt es leichter, mit Aufgaben zu starten, wenn ich nicht auf dem klassischen „weißen Blatt Papier“ beginne. Mit Copilot kann ich z.B. beim Texten erste Ideen vorformulieren lassen und diese dann weiter ausarbeiten. Das hilft mir extrem, schneller in die Aufgabe hineinzufinden.

Während meiner Briefing-Termine mit unseren Business Units habe ich mir bisher immer selbst Notizen gemacht. Das übernimmt nun Copilot für mich und erlaubt mir dadurch, mich ganz auf das Gespräch einzulassen. Das Tolle dabei: Copilot erstellt eine Zusammenfassung des Termins und notiert gleichzeitig ToDos. Manchmal kommt es dabei noch vor, dass Copilot Punkte festhält, die ich für unwichtig halte. Wenn ich in der Zusammenfassung etwas vermisse, kann ich ihn bei Bedarf aber auch nach spezifischen Punkten aus dem Gespräch fragen.

Sarah: Aktuell bietet Copilot mir die größte Unterstützung beim automatischen Zusammenfassen von Meetings und beim Verfassen von Mailingtexten als Aufschlag zur Weiterverarbeitung – also Aufgaben, die täglich auf meiner To Do Liste stehen und die bisher immer viel Zeit in Anspruch genommen haben.

Optimierungsbedarf sehe ich bei folgenden Punkten:

• Das Ineinandergreifen von Informationen, die verteilt liegen, klappt noch nicht optimal
• PowerPoint ist noch nicht wirklich einsatzfähig, da muss noch einiges getan werden
• Wenn ein Text durch Copilot fertiggestellt wurde, kann er nicht mehr weiter automatisch angepasst werden – das ist noch etwas unhandlich

Raoul: Copilot unterstützt mich vor allem bei repetitiven Aufgaben wie z.B. der Erstellung einer Agenda für Workshops, Einladungsschreiben, Projektinformationen erstellen, Informationen aus Infografiken zusammenfassen, Zusammenfassungen von Team-Meetings etc. Damit ergibt sich mehr Raum und Zeit für Kreativität und konzeptionelle/strategische Aufgaben.

Was noch nicht so gut funktioniert: Es ist noch nicht möglich, Copilot crossfunktional (über App Grenzen hinweg) einzusetzen, ebenso läuft es mit Übersetzungen noch nicht überall rund. Die Auswertung von Teams-Meetings ist aus Sicht der User in Bezug auf Datenschutz (Sentiment Analyse, Beteiligung) noch optimierbar.

Grundsätzlich ist es wichtig, den persönlichen Handlungsspielraum auszuloten, in dem Copilot einen Nutzen bringt und in dem der Aufwand ohne Copilot höher wäre. Eine Studie der Harvard Business School spricht hier von der "Jagged Frontier of AI Capabilities".        

Sonja: Copilot hilft mir vor allem bei der Recherche von vorhandenem Content und Assets. Mit Copilot bin ich viel schneller, als wenn ich die Suche händisch durchführe oder die "normale" Suchfunktion verwende. In diesem Sinne ist KI wirklich eine tolle Unterstützung beim Content- und Dokumentenmanagement! Grundsätzlich nutze ich Copilot auch als Extended Suchfunktion.

In zweiter Funktion nutze ich Copilot, um wichtige Punkte aus einem Text "herauszuschälen" und messerscharf für Präsentationen zu formulieren.

Nicht zuletzt kann ich mit Copilot mein Wissen erweitern: Nach einer Antwort frage immer wieder nach, bis ich mir sicher bin, dass ich es verstanden habe. Dann formuliere ich es nochmals in meinen eigenen Worten und frage, ob ich es korrekt verstanden habe. Das ist eine tolle Funktion!