Aurubis: Automatisierte und sichere Administration

Aurubis setzt zusammen mit novaCapta auf ScriptRunner, um die Administration im M365-Umfeld zu standardisieren und so Routineaufgaben zu automatisieren.

Die Aurubis AG stand vor der Herausforderung der Migration aller Standorte in die Microsoft 365 Umgebung. Trotz zentraler Administrationsprozesse war es gleichzeitig notwendig, dezentrale Prozesse zu ermöglichen. Ausschlaggebend war hierbei, dass bestimmte Aufgaben von Standort zu Standort unterschiedliche Abläufe erfordern. Diese betreffen beispielsweise IT-Prozesse zum Onboarding, zur Verwaltung und Offboarding von Mitarbeitenden. Dieser dezentrale Anteil sollte den lokalverantwortlichen IT-Administrationen ermöglichen, Prozesse eigenständig und schnell anzupassen. Genauso war das Ziel, Aufgaben an den Helpdesk zu delegieren.

Effizientes und einfaches Erledigen von Routineaufgaben mit ScriptRunner

Basierend auf der Skriptsprache PowerShell kam ScriptRunner zum Einsatz. Es nimmt den Mitarbeitenden in der IT-Administration routinierte Aufgaben ab, indem der Helpdesk mit vorgefertigten Skripten die Arbeit übernehmen kann. Besonders die Standardisierung und Automatisierung der Skripte mit der geführten Eingabe von Werten sorgt dabei für geringen Administrationsaufwand und verringert Eingabefehler. Gleichzeitig werden durch die vorgefertigten Skripte nur wenige Mitarbeitende mit hohen Administrationsrechten benötigt, wodurch die Sicherheit der Skripte und Zugriffe beachtlich erhöht wird.

Pilotphase für die erfolgreiche Umsetzung

Für das Projekt wurde in einem ersten Schritt ein Site-Administrationskonzept entwickelt, in dem die lokalen Anforderungen an die IT-Administration festgelegt wurden. Darauf aufbauend wurden in einem Pilotteam die notwendigen Funktionen durch Use-Case-Analysen identifiziert, um diese später für eine einfache Bedienung und Durchführung in ScriptRunner zu berücksichtigen. Typische Anwendungsfälle fielen in den Bereich des Benutzermanagements und betrafen u.a. das automatisierte Löschen von Nutzer*innen, die Handhabung von M365-Lizenzen oder das Einstellen des Out-Of-Office-Agenten. Bei einer entsprechenden Aufgabenstellung wurde so festgelegt, dass zukünftig eine automatisierte Ausführung der Aufgaben erfolgen konnte.

Zentrale Erstellung und dezentrale Nutzung der Skripte

Nach der Pilotphase wurde in ScriptRunner ein zentrales Repositorium für die PowerShell-Skripte erstellt, damit diese gesammelt auf zentraler Ebene vorliegen. So können Skripte nach der Erstellung standortübergreifend zur Verfügung gestellt werden. Die Standorte profitieren voneinander, indem ein Skript nur einmal erstellt werden muss und bei Bedarf von allen verwendet werden kann. Die vorgefertigten Skripte ermöglichen dem Helpdesk die Übernahme von Aufgaben, für die zuvor hohe Administrationsrechte nötig waren.

Unterschiedliche Rollenzuteilung und Ansichten

Die Administration und der Helpdesk arbeiten in einem individuellen Dashboard, das sich je nach den zugeteilten Rechten unterscheidet. So sind für die Mitarbeitenden im Helpdesk andere Funktionen sichtbar als in der Administration. 

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Die Aurubis AG ist einer der weltweit führenden Anbieter von Nichteisenmetallen und Kupferrecycling. Das Unternehmen verarbeitet komplexe Metallkonzentrate und Recyclingrohstoffe zu Metallen höchster Reinheit. Aurubis beschäftigt in den Produktionsstandorten Europa und USA rund 6.900 Mitarbeitende und verfügt über ein ausgedehntes Service- und Vertriebssystem in Europa, Asien und Nordamerika.

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