Modern Workplace für den STV

• Von einer traditionellen IT-Infrastruktur zu einer individualisierten State-of-the-Art Lösung
• Sicherstellung eines zuverlässigen Datenaustauschs und einfachen Kommunikationsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Turnvereinen und dem Dachverband

• Implementierung einer cloudbasierten IT-Infrastruktur
• Einführung von Kollaborations- und Kommunikationstools, um eine zentrale Arbeitsplattform zu schaffen
• Ergänzung einer smarten IT Governance, Lifecycle Management und Self-Services mit einem einzigen Tool – novaWorxx
• Etablierung eines Intranets

• Datenmigration vom lokalen Server in die Cloud inkl. ausführlicher Datenanalyse- und -bereinigung vor der Migration
• Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform und der ergänzenden Intranetlösung Valo
• Vereinfachung der Bedienung und Verwaltung von virtuellen Räumen, Usern und Dateien in Microsoft Teams mit novaWorxx
• Einbindung von Key-Usern aus den verschiedenen Abteilungen, um die Wünsche der User an die IT zu kommunizieren und die Änderungen wieder zurück in die Abteilungen zu tragen

• Microsoft Teams ermöglicht in Kombination mit SharePoint, Planner, OneNote und ToDo eine flexible Arbeitsweise und den sicheren Datenaustausch
• Mithilfe von novaWorxx werden vorab festgelegte Strukturen automatisch eingehalten, ohne dass sich der User mit Berechtigungen auseinandersetzen muss
• Alle Mitarbeitenden wurden an die neuen Technologien herangeführt, um sich schnell in der neuen Arbeitswelt zurechtzufinden

Als im Frühjahr 2020 Meetings und Kurse wegen der Coronapandemie auf einmal online stattfinden mussten, stieg der Druck der Digitalisierung weiter. Schnell wurde klar, wie wichtig der Veränderungsprozess für den STV war und wie wenig man für ein digitales Angebot vorbereitet war. Obwohl schon frühzeitig ein Umstieg auf Microsoft Teams angedacht war, setzte man für das digitale Angebot aus der Not heraus vorübergehend auf Zoom. Als die Lizenzkosten kontinuierlich in die Höhe stiegen, wurde es Zeit, dass umfangreiche IT-Projekt anzugehen. Im Mai 2021 überzeugte novaCapta mit ihrem Konzept und die Zusammenarbeit begann.

Der Modern Workplace des STV sah vor, Microsoft Teams als zentrales Arbeits- und Kommunikationswerkzeug einzusetzen. Der Arbeitsalltag sollte sich so viel wie möglich direkt in Teams abspielen. Mit der Integration von SharePoint, OneNote, Planner und ToDo gelang es, Teams zur primären Arbeitsoberfläche einzurichten. Während in der Vergangenheit die Kommunikation vorwiegend über E-Mails erfolgte und Daten mit diversen Lösungen, z.B. via Dropbox übermittelt wurden, verfügen die Mitarbeitenden heute über virtuelle Projekträume, Chats und Videotelefonie. Zudem ist es möglich, dass mehrere Personen online gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was wiederum einen schnellen Austausch ermöglicht und E-Mails weiter reduziert.

Um einen offenen und transparenten Austausch im Verband zu ermöglichen, sollte eine moderne Intranetlösung den Digital Workplace vervollständigen. Auch das Intranet sollte in Teams integriert werden, um Teams weiter als zentralen Knotenpunkt zu etablieren. Das modular aufgebaute System von Valo erfüllte diese Anforderungen. Zudem erlaubt Valo maximale Flexibilität, denn sowohl die Inhalte als auch das Aussehen lassen sich individuell anpassen. Das Intranet des STV bietet eine übersichtliche Navigation zu unterschiedlichsten Inhalten, erleichtert die Informationssuche und hält aktuelle Unternehmensneuigkeiten bereit – und das alles im Corporate Design des Verbands.

Um den Mitarbeitenden den Umstieg in die neue Arbeitswelt zu erleichtern, war es der novaCapta ein besonderes Anliegen, bewährte Strukturen und Prozesse des STV in die moderne Cloud-Umgebung zu übertragen. Dafür hat die novaCapta novaWorxx entwickelt. Das Tool ist ebenfalls direkt in Teams verankert und schafft mithilfe einer IT Governance praktischen Self-Services und einem Lifecycle Management die Voraussetzungen für eine nachhaltige Zusammenarbeit. Individualisierte Vorlagen ermöglichen es, dass die verschiedenen Abteilungen, Ressorts und Fachgruppen eigene Dashboards erhielten, um ihre jeweiligen Aufgabengebiete optimal selbst zu verwalten. Über einen Self-Service lassen sich neue virtuelle Räume für die Zusammenarbeit beantragen. So entstehen nur die virtuellen Arbeitsräume, die es wirklich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht. Das Lifecycle Management sorgt dafür, dass die internen Strukturen stets aktuell bleiben. So lassen sich beispielsweise inaktive Teams deaktivieren oder die Anzeigedauer einzelner SharePoint-Sites vorab bestimmen. Gerade für den STV war die Lösung von Vorteil, da damit nicht nur einzelne Projekte, sondern das gesamte Kurswesen (online und in Präsenz) selbstständig geplant und durchgeführt werden können. Vorgaben und Regeln des STV sind in novaWorxx hinterlegt und werden automatisch umgesetzt und eingehalten.

2022 wurde novaCapta für das Projekt mit dem Schweizerischen Turnverband (STV) mit dem Microsoft Partner of the Year Award ausgezeichnet. Lesen Sie mehr zur Auszeichnung hier.

Microsoft berichtete über das erfolgreiche IT-Projekt und die engagierte Zusammenarbeit zwischen dem Schweizerischen Turnverband und novaCapta. Lesen Sie die ganze Success Story hier.