Zur zentralen Arbeitsplattform mit MS Teams & Power Apps

Die Digitalisierung macht auch vor der Baubranche nicht halt. Mit „KoliBri“ hat die Birchmeier Gruppe einen zentralen und automatisierten Kollaborations-Hub in MS Teams aufgesetzt, pilotiert und erfolgreich mit der Einführung begonnen.

Nach der pandemiebedingten Einführung von Microsoft 365 suchte sich die Birchmeier Gruppe externe Unterstützung bei Sieber & Partners AG, um ihre Digitalisierungsstrategie ganzheitlich anzugehen und startete nach eingängiger Analyse ihre „Cloud First“ Strategie mit einem Pilotprojekt. Ziel war es, Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform für die gesamte Baustellenkommunikation zu etablieren. Hierfür setzte die Birchmeier Gruppe auf novaCapta als Microsoft Experten.

Pilotprojekt: eine zentrale Arbeitsplattform mit Teams

novaCapta startete mit einer Tenant-Review und nutzte ihre Best Practices, um den Tenant der Gruppe technisch zu optimieren. Darauffolgend wurde die Baustellenkommunikation angegangen und in Teams zentralisiert, um alle Informationen, Dokumente und Pläne an einem Ort zu bündeln. Dafür wurden allen führenden Mitarbeitenden auf den Baustellen Tablets zur Verfügung gestellt. Die neue kollaborative Plattform auf Teams mit seinen automatisierten Apps erhielt den Namen „ KoliBri“.

novaWorxx für die Provisionierung von KoliBri

Mit novaWorxx wurde eine einheitliche Teams-Struktur geschaffen. Die Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System zieht automatisiert die neuen Baustellenprojekte und erstellt die Gruppen in Teams. Vorab definierte Templates und Ablagestrukturen sorgen für Einheitlichkeit und Wiedererkennung. Die Taxonomie und Namenskonvention wurden aus dem ERP übernommen – die systemübergreifende Einheitlichkeit fördert die schnelle Orientierung. Die Suchfunktion vereinfacht zudem das Auffinden von Projekt-Informationen dank umfangreicher Filterfunktionen.

Mit Power Apps zu mehr Automatisierung

Zusätzlich wurden mit der Power Platform drei Apps eingeführt. So sind alle Informationen zentral verfügbar und ein Absprung in andere Systeme ist nicht mehr notwendig.  

1. Mit dem „Baustellenblatt“ werden alle relevanten Informationen der Baustelle übersichtlich dargestellt: von der Notfalladresse über die Zufahrt bis hin zur Info vom Bauführer. Die Informationen werden aus dem ERP-System gezogen, in einer zentralen SharePoint Liste gespeichert und mit Power Apps visualisiert.
2. Das Rollenkonzept für die einzelnen Baustellenprojekte wird in einer Berechtigungs-App definiert, da die Teams Berechtigungseinstellungen für die Birchmeier Gruppe nicht ausreichten. Sie befindet sich als Reiter standardmässig in den Projekten. Die Bau-Administration weist dann den einzelnen Beteiligten ihre Rollen zu.
3. Die „Foto Upload“ App nutzt Power Apps und Power Automate. Mitarbeitende können hier von allen Geräten aus Fotos direkt von der Baustelle hochladen. Alle nötigen Informationen sowie die Geo Location werden automatisch gezogen und das Foto für die Dokumentation richtig abgelegt.

Schulungen für den nachhaltigen Change

Bevor „KoliBri“ in seiner Gesamtheit für einige Mitarbeitende geschult wurde, standen die bereits eingeführten Tools um Microsoft Teams im Fokus. Mit viel Unterstützung, Schulungen vor Ort, intensivem Kontakt mit den Projektteams sowie Prozessen für den nachhaltigen Support wurde der Change in der Gruppe nachhaltig unterstützt.
Die erste Phase des Projekts ging bereits live, sodass „KoliBri" auf einigen Baustellen schon in ersten Projekten erfolgreich eingesetzt wird – Ideen und Anforderungen der Mitarbeitenden werden auch im weiteren Verlauf gesammelt und auf Mehrwert und Umsetzbarkeit geprüft. Aktuell rollt Birchmeier „KoliBri" weiter aus und schult dazu weitere Mitarbeitende. Dank der Microsoft Architektur ist die Lösung modular aufgebaut und somit sind Ergänzungen von weiteren Bausteinen jederzeit möglich.

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