Die Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz entwickeln sich rasant weiter, auch bei Microsoft: Zunächst wurde Microsoft 365 Copilot vorgestellt, nun erobert Copilot Studio den Markt. Doch was genau steckt hinter dieser Lösung, welche Funktionen bietet sie und bei welchen Use Cases kann sie Unternehmen unterstützen? Und viel wichtiger: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Copilot Studio, Microsoft 365 Copilot und Power Virtual Agents? Antworten auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag!
Copilot Studio: Was kann das KI-Tool?
Was ist Copilot Studio? Was unterscheidet es von M365 Copilot und Power Virtual Agents?
Der KI-Assistent M365 Copilot ist in bestimmte Microsoft Applikationen wie Teams, Word, Excel, PowerPoint und Outlook integriert und genau auf diese zugeschnitten, sodass er in jeder App klar definierte Aufgaben ausführen kann – z.B. einen Mailvorschlag, eine Meetingzusammenfassung oder einen Entwurf für einen Präsentation oder Text erstellen. Vor allem auf individueller Ebene der einzelnen Mitarbeitenden bietet er damit eine Produktivitäts- und Effizienzsteigerung direkt im Arbeitsalltag. Dennoch handelt es sich bei M365 Copilot um eine Standard-, Out-of-the-box-KI-Lösung, die nur begrenzte Möglichkeiten bietet; zudem ist Microsoft 365 Copilot für komplexe Szenarien oder spezifische Businessprozesse nicht mehr geeignet.
Hier kommt Microsoft Copilot Studio ins Spiel, denn es ermöglicht eine Erweiterung von M365 Copilot als Standard-KI-Lösung: In diesem Portalprodukt können Sie bestehende Copiloten aus M365 Copilot individuell anpassen (z.B. an bestimmte Datenquellen anknüpfen oder auf bestimmte Themen/Fragen trainieren) oder eigene Copiloten, auch „Agents“ genannt, für spezielle Use Cases erstellen (z.B. einen IT Service Agent) – und das schnell und einfach mit Low-Code/No-Code, denn Copilot Studio ist Teil der Microsoft Power Platform. Durch die Einbettung in Power Platform kann Copilot Studio zudem mit verschiedenen Applikationen interagieren und auf unterschiedliche Datenquellen zugreifen, sodass die erstellten Copiloten nicht nur in Microsoft 365 und Teams integriert werden können, sondern auch in anderen Unternehmensanwendungen.
Power Virtual Agents als Teil der Power Platform stellen den Vorgänger von Copilot Studio dar, sind jedoch komplett abgelöst und in Copilot Studio aufgegangen. Im Vergleich hat sich Copilot Studio weiterentwickelt und kann dadurch nicht nur mehr Unterhaltungen erstellen, sondern auch den manuellen Zeitaufwand deutlich reduzieren:
- Power Virtual Agents ermöglichte auf Basis von If-Fragen nur eine eingeschränkte Datenabfrage, meist in Silos. Copilot Studio dagegen verfügt mit GenAI über eine höhere Leistungsstärke und basiert auf den Daten- und Wissensquellen, die Sie zur Verfügung stellen.
- Für bisherige Bots wie Power Virtual Agents war ein eigenes NLP-Modell notwendig, Copilot Studio dagegen nutzt ein generatives großes Sprachmodell.
- Chatbots mit Power Virtual Agents verfügten nur über ein begrenztes Verständnis bzw. Kontext, Copilot Studio Agents dagegen sind personalisiert und mit ausreichend Kontext ausgestattet.
Welche Funktionen bietet Copilot Studio?
Im Copilot Studio Portal können Sie dank Low-Code/No-Code schnell und einfach Ihre eigenen Agents bauen – dafür sind keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse erforderlich. Dabei gibt es folgende zwei Optionen, die jedoch nicht trennscharf betrachtet werden sollten und je nach Use Case von Unternehmen selbst definiert werden müssen:
Microsoft 365 Copilot anpassen
Über ein Plug-In können Sie den bestehenden M365 Copiloten anpassen, damit dieser mit Ihren individuellen Geschäftsprozessen und Datenquellen arbeitet und Copilot-Antworten auf bestimmte Fragen konfiguriert, die im Standard nicht vorgesehen sind.
Eigene Copiloten erstellen
Sie können interne Agents erstellen, die Mitarbeitenden in spezifischen Funktionen unterstützen – dabei können Sie auch definieren, dass diese Fachapplikation nicht jedem/r zur Verfügung steht. Selbst erstellte Agents sind aber auch unabhängig von der Plattform z.B. auf der Webseite integrierbar und können dort die Customer Experience verbessern.
Bei der Anpassung bestehender Copiloten oder Erstellung Ihrer eigenen Agents können Sie entweder von Grund auf neu beginnen oder eine der Vorlagen nutzen – hier sind Preprompting und Pregrounding (angebundene Wissensquellen) bereits vordefiniert. Wenn Sie über Erfahrung im Programmieren verfügen, können Sie auch Code-relevante Instructions über die Ergänzung durch Variablen oder Power Effects Anweisungen geben.
Microsoft Copilot (Studio): Tipps nach dem ersten Jahr
Sie möchten noch mehr zu Copilot Studio, seiner Funktionenweise und den Vorteilen wissen? Sie fragen sich, wann der M365 Copilot Standard und wann Copilot Studio (oder sogar eine individuelle Lösung) zum Einsatz kommt? In unserem Panel nehmen unsere Experten Copilot Studio genau unter die Lupe - und dank Live Demo erhalten Sie hautnah einen Einblick in das Copilot Studio Portal!
Die Agents in Copilot Studio variieren je nach Bedarf in Komplexität und Fähigkeiten und werden stetig weiterentwickelt: So hat Microsoft auf der Ignite eine Sammlung an vordefinierten Agents in Copilot Studio angekündigt, die Unternehmen direkt einsetzen können. Auch autonome Agents, die Aufgaben erledigen, ohne von einem Menschen getriggert werden zu müssen, werden die Produktivität deutlich anheben. Daraus ergeben sich folgende Cases, von denen aktuell die ersten beiden umsetzbar sind:
Information
Abrufen von Informationen aus Grounding, Begründung, Zusammenfassung und Beantwortung von Nutzer:innenfragen
Aufgabe
Aktionen ausführen, wenn gefragt wird (z.B. Workflows automatisieren und repetitive manuelle Aufgaben ersetzen)
Autonom
Unabhängig arbeiten auf Basis von autonomen Triggern (z.B. dynamisch planen, lange laufende Prozesse automatisieren, andere Agents orchestrieren)
Welche konkreten Use Cases mit Copilot Studio gibt es?
Die Anpassung des bestehenden Standard M365 Copiloten eignet sich dann, wenn es Ihr Ziel ist:
- M365 Copilot an individuelle Geschäftsprozesse anzupassen
- einzelne Themen in M365 Copilot, z.B. für Compliance, HR, Finanzen usw., zu steuern
- M365 Copilot mit verschiedenen Datenquellen zu verbinden (z. B. SharePoint, CRM, ERP, Finanz- und HR-Systeme)
Daraus ergeben sich folgende konkrete Use Cases:
Einen eigenen Agent zu bauen, lohnt sich bei folgenden Zielen:
- Verbesserung des Kundenerlebnisses durch Hinzufügen eines Custom Agents zur externen Website (z.B. Überprüfung vorrätiger Artikel)
- Erstellen eines internen benutzerdefinierten Agents, um Mitarbeitende bei bestimmten Funktionen zu unterstützen
- Erstellung eines eigenständigen Agents mit eigenem LLM, regelbasierter Orchestrierung und Plugins
Daraus ergeben sich folgende konkrete Use Cases:
Welche Vorteile bietet Copilot Studio?
Konsistente Verwaltung
Ihre Bots und Agents werden automatisch in Dataverse gespeichert, sodass Sie Aspekte wie App Lifecycle Management, Data Loss Prevention oder Security Rules problemlos implementieren und gewährleisten können.
Alles an einem Ort
Copilot Studio bietet Ihnen eine zentrale Plattform, auf der Sie alles überblicken können: von ihren Bots über angebundene Datenquellen bis hin zu Sicherheitsrichtlinien.
Security & Governance
Copilot Studio bietet umfangreiche Protokollierungsfunktionen, die eine transparente Überwachung und Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie die Kontrolle über Daten und Zugriffsrechte ermöglichen.
Flexiblität
Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie maßgeschneiderte Agents erstellen, die Ihre Mitarbeitenden bei Ihren täglichen Aufgaben entlasten – und dabei genau an Ihre Unternehmensvoraussetzungen angepasst sind.
Datenquellen
Dank der Anbindung an Power Platform können Ihre Agents aus Copilot Studio auf vielfältige Datenquellen zugreifen und diese als Wissensbasis nutzen – dies steigert den Output enorm, denn je mehr Quellen, desto genauere Antworten.
Usability
Dank Low-Code/No-Code können selbst Nutzer:innen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse Agents mit intuitiven Tools erstellen und konfigurieren.
Nahtlose Integration
Ihre erstellten Agents können Sie nicht nur in M365, Teams oder SharePoint einbinden, sondern auch in andere Unternehmensanwendungen oder sogar Ihre Webseite integrieren.
Im Fokus: Security & Governance
In Copilot Studio lassen sich in kurzer Zeit Agents für verschiedenste Zwecke erstellen und an diverse Datenquellen anbinden. Gerade deshalb ist es wichtig, fundierte Regeln für Governance und Compliance zu definieren: Denn wenn ein Agent theoretisch auf alle Unternehmensdaten zugreifen kann, besteht immer die Gefahr von Datenlecks – nicht nur nach extern, sondern auch intern, wenn Mitarbeitende durch die Nutzung eines Agents auf sensible Unternehmensinformationen zugreifen können, die nicht für sie bestimmt sind. Copilot Studio bietet hierfür verschiedene Funktionen:
Center of Excellence
Das Starter Kit für das Power Platform Center of Excellence ist eine Sammlung von Komponenten und Tools, die helfen, Standards, Konsistenz und Governance aufrechtzuerhalten und zu monitoren. Da Copilot Studio Teil der Power Platform ist, können Sie entsprechende Funktionen auch auf Copilot Studio anwenden.
Einheitliches Admin-Center
Die Verwaltung der Power Platform und Microsoft Dynamics 365 läuft über das Power Platform Admin Center. Hier können Sie auch die Copilot-Entwicklung sichern und das Risiko von Schatten-IT reduzieren.
Data Loss Prevention (DLP)
Mit DLP-Richtlinien können Sie die Konfiguration und Veröffentlichung von Agents, die für die Authentifizierung konfiguriert sind, blockieren und auf diese Weise eine Datenextraktion verhindern.
Copilot-Veröffentlichung deaktivieren
Admins können die Möglichkeit zum Veröffentlichen von Agents für Ihren Mandanten im Power Platform-Verwaltungscenter deaktivieren – mit einer Supportanfrage sogar komplett für Ihr Unternehmen.
Authentifizierung & Kanalsicherheit
Copilot Studio ermöglicht eine Authentifizierung sowohl für eine sichere Nutzeranmeldung (via Microsoft Entra ID oder anderen OAuth2-Anbietern inkl. Single-Sign-On) als auch eine Zugriffskontrolle für Agents auf eingeschränkte Ressourcen und Informationen. Zudem können Sie den gesicherten Zugriff mit Direct-Line-Geheimnissen oder -Token aktivieren.
Empfehlungen für den Start mit Copilot Studio
Damit Ihre Reise mit Copilot Studio reibungslos klappt und statt Frust schon bald nachhaltige Erfolge erkennbar sind, haben wir ein paar konkrete Tipps für den Start im Gepäck! Gerne unterstützen wir Sie auch noch intensiver im Rahmen unseres – ggfs. für sie kostenfreien – Starterangebots.
Erwartungsmanagement: Copilot Studio bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten – dennoch gibt es weiterhin Entwicklungspotenzial und es funktioniert noch nicht alles wie gewünscht. Darüber hinaus sollten Sie sich vor Augen halten, dass diese Bots als KI-Assistenten zum Großteil weiterhin auf Ihren Input angewiesen sind.
Governance: Agents können theoretisch auf Ihr gesamtes Unternehmenswissen zugreifen. Damit Ihre Daten weiterhin gesichert sind, ist es immens wichtig, eine fundierte Governance inkl. CoE, DLP, Monitoring und Testing zu implementieren.
In dedizierter Umgebung verproben: Wir raten Ihnen, technisch in Ihren eigenen Environments zu arbeiten, denn dort können Sie noch entsprechende Settings setzen und ggfs. Trials deaktivieren.
Dranbleiben: Microsoft passt regelmäßig die Namen seiner Produkte an und nimmt Änderungen und neue Releases an der Plattform vor – deshalb ist es wichtig, dass Sie immer up-to-date bleiben und regelmäßig entsprechende Tests durchführen.
AI Competence Center & Early Adopter: Es bringt keinen Mehrwert, wenn viele Mitarbeitende einfach loslegen. Bauen Sie stattdessen lieber ein internes AI Competence Center auf und bilden Sie Early Adopter aus, die sich innerhalb bestimmter Grenzen ausprobieren und ihre Erfahrungen weitergeben.
Use Cases: Wir raten Ihnen, mit einfachen Use Cases zu starten, damit Sie sich langsam an die Funktionsweise von Copilot Studio herantasten und gewöhnen können und auch schnell Erfolge feiern – das motiviert!
Breit denken: Die Erstellung Ihrer Agents müssen Sie ganzheitlich angehen und verschiedenste Aspekte berücksichtigen, darunter Tone of Voice, die Einbindung der Unternehmenskommunikation (da es sich um ein internes wie externes Sprachrohr handelt), und natürlich auch Datenschutz.
Unsere Experten
Thomas Kogler ist bereits seit 2012 in der Business Unit Business Productivity bei der der novaCapta tätig. In seiner Rolle als Principal Architect und Deputy Business Unit Manager begleitet er Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation – von der Konzeption über das Projektmanagement bis hin zur erfolgreichen Implementierung von maßgeschneiderten Lösungen mit Fokus auf Microsoft 365-Technologien (insbesondere SharePoint, Teams und Power Platform).
Seine Leidenschaft gilt dem digitalen Wandel und den daraus resultierenden Möglichkeiten, den Geschäftsalltag zu vereinfachen. Seine ganzheitliche Expertise speist sich aus insgesamt 25 Jahren Berufserfahrung, einem Studium der Volkswirtschaftslehre sowie einer Weiterbildung zum Geprüften Systemischen Coach.
Thomas Kogler
Niklas Witt bereichert die novaCapta seit 2021 als Senior Consultant für Microsoft Dynamics 365 and Power Platform in der Business Unit Business Productivity. Nach seinem Studium der Finanzmathematik und Data Science sowie einigen beruflichen Stationen als Data Analyst unterstützt er Unternehmen nun bei der Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Dabei fokussiert er sich auf die architektonische Konzeption, Entwicklung und Anpassung von Microsoft Dynamics Lösungen, Power Apps (Model Driven/Canvas) sowie Power BI-Datenmodellen und Power Automate-Flows.
Er setzt auf ein agiles Projektmanagement, um den dynamischen Anforderungen gerecht zu werden und eine flexible, effiziente und kundenorientierte Umsetzung von Projekten zu gewährleisten.
Niklas Witt
