Der Hype um Copilot for Microsoft 365 ist groß. Wie so oft in solchen Fällen, folgt bei vielen Usern schnell Ernüchterung. Daher ist ein realistisches Erwartungsmanagement bei der Einführung einer neuen Technologie wie KI besonders wichtig. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen anhand von vier Mythen, was Copilot kann – und was nicht. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem einen kostenfreien Prompt Guide zum Download.
Copilot ist kein Zauberer
1. Während ich mir einen Kaffee mache, erledigt Copilot schnell die gesamten Aufgaben eines Arbeitstages für mich.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen COpilot und keinen AUTOpilot. Copilot steht Ihnen als eine Art Kolleg:in oder hilfreicher Assistent zur Seite und unterstützt Sie bei Ihren täglichen Aufgaben – vor allem bei repetitiven und bisher zeitaufwändigen ToDos: das Zusammenfassen von Meetings oder langen Mailverläufen, erste rein zahlenbasierte Auswertungen in Excel, erste Entwürfe für Texte, Mails und Präsentationen oder als Inspirationsquelle und Sparringspartner. Deshalb spricht Microsoft bei Copilot auch immer von einem AI Companion und nicht mehr nur von einem KI Assistant. Weitere Use Cases sowie Dos & Don’ts lesen Sie in unserem Erfahrungsbericht zu Copilot.
Copilot ist dabei immer auf konkrete Anweisungen (in Form von Prompts) eines Menschen angewiesen, der mit seiner Expertise und unter Berücksichtigung des Kontexts klare Ziele vorgibt und weiterhin strategische Aufgaben übernimmt. Copilot als KI-Assistent reagiert also vorrangig und interagiert mit Ihnen – er kann Ihnen personalisierten Service bieten, der genau auf Ihre Anfrage zugeschnitten ist. Auch sollte Copilot immer supervised werden, denn ein LLM basiert auf Wahrscheinlichkeiten und kann Fehler machen; daher sollten Texte und Vorschläge nie einfach so übernommen, sondern anschließend noch einmal redigiert werden. Wenn Sie sich die Formel: „Copilot wie CO-Autor, KOlleg:in“ immer vor Augen halten, werden Sie schnell merken, dass Copilot auf seine eigene Weise viel Potential birgt und Sie gemeinsam Ihre Effizienz steigern können.
Eine weitere Parallele: Sehen Sie Copilot als tatkräftigen Praktikant:in oder Auszubildende:n. Diese jungen Mitarbeitenden können Ihnen nach kurzer Zeit viel Arbeit abnehmen und diese auch teilweise selbstständig ausführen. Doch sie befinden sich immer noch in einem Lernprozess und benötigen Ihre Erfahrungen, Anweisungen, Erläuterungen, Lob und Verbesserungsvorschläge, um produktiv zu sein.
Apropos Autopilot: Diese gibt es auch. KI-Agents sind eine weitere Form Künstlicher Intelligenz und können in bestimmten vorgegebenen Umgebungen ohne menschliche Anleitung (autonom) agieren, sogar untereinander – ein Beispiel dafür sind selbstfahrende Autos oder Predictive Maintenance.
2. Egal ob Teams, Word oder Excel: In den verschiedenen M365 Apps spreche ich immer mit demselben Copilot und erhalte dieselbe Antwort.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie bitten fünf Mensch darum, ein Haus zu bauen. Als Ergebnis werden Sie fünf ganz unterschiedliche Häuser erhalten und kein einheitliches Standardmodell. Genau so verhält es sich auch mit Copilot, denn folgenden wichtigen Aspekt dürfen Sie nicht vergessen: Copilot agiert in jedem Microsoft 365 Tool (Word, PowerPoint, Outlook, Excel, Teams) anders. Er orientiert sich an den spezifischen Gegebenheiten der jeweiligen App und ist deshalb auf verschiedene Funktionen trainiert, um die optimale Antwort zu liefern – die Anweisung zur Übersetzung hat z.B. in Excel nicht so viel Sinn wie in Word. Eine kleine Übersicht zum jeweiligen Funktionsschwerpunkt finden Sie hier:
Word
Textvorschläge, Dokumentenerstellung für z.B. Konzepte auf Basis vorheriger Dokumente
Excel
Auswertung und Visualisierung von Daten
Teams
Meeting-Zusammenfassungen, Suche nach Informationen & Dateien (eigene Umgebung + Internet)
Outlook
Mailzusammenfassung und -erstellung, Terminplanung
PowerPoint
Erstellen und Ergänzen neuer Folien anhand von Word-Dokumenten
Daraus ergeben sich folgende drei Leitlinien für die Nutzung:
Nicht jeder Prompt funktioniert in jeder App gleich gut.
Das sollten Sie beim Prompting immer berücksichtigen und Ihre Anweisungen entsprechend an der jeweiligen Funktion von Copilot ausrichten.
Eine crossfunktionale Nutzung ist nicht vorgesehen.
Copilot würde dadurch seine spezifischen Stärken in der jeweiligen App verlieren. Das heißt aber natürlich nicht, dass Copilot Informationen & Dokumente nicht auch außerhalb der aktuell genutzten App suchen kann!
Der jeweilige Copilot kennt nur die Historie in seiner App.
Wenn Sie also Copilot in Teams etwas fragen, hat der Copilot in PowerPoint währenddessen nicht „zugehört“. Das sollten Sie beim Prompting und der parallelen Nutzung von M365 Apps stets im Blick behalten.
Webinarserie: Copilot richtig einführen
Copilot for Microsoft 365 ist in aller Munde. Für eine erfolgreiche und nachhaltige Nutzung sollten Unternehmen jedoch ein klare Strategie für die Einführung entwickeln: Welche konkreten Use Cases gibt es? Was funktioniert sehr gut, was vielleicht noch nicht und worauf sollte man achten? Wie ist ein guter Prompt aufgebaut? Welche Ankerpunkte sollten den Usern geboten werden? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserer vierteiligen Copilot Webinarserie. Damit legen Sie die optimale Basis, um mit Copilot durchzustarten!
Zu den Aufzeichnungen
3. Copilot kann meine Gedanken lesen und weiß, was ich möchte: Ein kurzer Satz und schon liefert Copilot mir die perfekte Lösung.
Wie bereits erwähnt, kann Copilot nur reagieren und interagieren, er kann nicht selbstständig denken und Aufgaben ausführen. Daher sind konkrete Anweisungen die Basis für seine Funktion – nur mit professionellem Prompting erhalten Sie auch eine zufriedenstellende Antwort. Wichtig dabei: eine klare Struktur mit allen relevanten Informationen statt kurzen stichwortartigen Anweisungen, denn Copilot kann keine Gedanken lesen oder sich eine eigene Meinung bilden. Hier gilt ganz klar: Der Output von Copilot ist nur so gut wie der Input!
Ein guter Prompt sollte wie folgt aufgebaut sein:
- Ziel: Was soll Copilot tun? Task mit genauem Verb beschreiben
- Konkretisierung: Wie soll er es tun? Klare Anweisung
- Kontext: Wofür soll er es tun? Zwei Kernfragen: 1. Wieso/Wofür brauchen Sie die Antwort? 2. Wer ist involviert?
- Quelle: Interne Quellen einfügen, auf die Copilot sich beziehen soll
- Zweck: Welche Erwartungen haben Sie?
Ansonsten gilt: immer freundlich bleiben und auf eine korrekte Rechtschreibung achten!
4. Die Mitarbeitenden machen sich am besten durch Learning by Doing mit der Funktionsweise von Copilot vertraut.
Eine neue Technologie wie Copilot, die die Arbeitsweise grundlegend verändert, sollte niemals einfach so nebenher eingeführt werden. Wenn Mitarbeitende selbstständig mit ihren hohen Erwartungen loslaufen, ist die Fallhöhe hoch und Frustration vorprogrammiert.
Ein begleitendes Change Management inkl. transparenter Kommunikation ist daher extrem wichtig, damit Ihre Mitarbeitenden den Nutzen und die Vorteile verstehen und aufgeschlossen sind gegenüber der Veränderung. Ohne diese Basis wird es schwierig, neue Technologien fließend in den Arbeitsalltag zu integrieren und das volle Potential auszuschöpfen. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeitenden so fit gemacht werden für die Nutzung und müssen kein Learning bei Doing/Failure betreiben, was oft zu Frustration führt. Wichtige Aspekte eines erfolgreichen Change Managements für Copilot sind:
Informieren
Informieren Sie über die Vorteile und Chancen, die KI bietet. Erklären Sie, warum Ihr Unternehmen in Zukunft auf Copilot setzt. Methoden dafür sind z.B. Workshops, Rapid-Trainings, Lehrvideos oder auch eine Projekt Landingpage.
Ziele abstecken
Legen Sie genau fest, was Sie mit KI/Copilot erreichen wollen. Welche Probleme soll sie lösen? Welche Abläufe sollen verbessert werden? Setzen Sie auf Ziele, die Sie wirklich messen können und erarbeiten Sie Use Cases, die konkrete Mehrwerte bieten.
Verständnis & Kenntnisse aufbauen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden fit werden in der Nutzung von Copilot. Möglich wird dies durch Schulungen, praktisches Ausprobieren und Teilen von bewährten Methoden (Best Practices).
Champions finden (Center of Excellence)
Suchen Sie nach Power-Usern, die als Botschafter:innen wirken können. Solche Botschafter:innen motivieren ihre Kolleg:innen, indem sie ihr Wissen teilen und Workshops oder Fragerunden anbieten.
Kompetenzen stärken
Schaffen Sie Räume – auch digital – für den Austausch. Auf verschiedenen Plattformen (Teams, Landingpage, Live-Meet-Ups, Open Doors) können Ihre Mitarbeitenden Tipps oder Anleitungen weitergeben. So wächst das Know-how!
Sie möchten mehr zum Thema Prompting wissen oder wünschen sich Unterstützung? Dann laden Sie sich unseren kostenfreien Prompt Guide herunter: Hier haben wir nützliche Hinweise zur Arbeit mit Copilot for Microsoft 365 zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps zum Prompten.
Darüber hinaus finden Sie 35 konkrete Prompts für verschiedene Use Cases und Fachbereiche (Human Ressources, Vertrieb, Marketing und Finanz- & Verwaltungs-Abteilungen), die unsere Expert:innen bereits erfolgreich einsetzen!
Unsere Expertin
Alina Jansen, Strategic Content Managerin im Business Development und Marketing Team, ist seit 2021 Teil der novaCapta. Als Textexpertin für (informations-)technische Themen zeichnet sie sich durch die Fähigkeit aus, komplexe Sachverhalte klar und prägnant zu formulieren. In ihrer Rolle sucht Alina Jansen stetig nach relevanten Themen rund um die Microsoft Technologien und Produkte, die sowohl unsere Units als auch unsere Kunden bewegen und bereitet sie zielgruppenspezifisch auf.
Mit ihrer authentischen Schreibe und einem klaren Fokus auf die Zielgruppe entwickelt sie strategisch durchdachten Content mit einer überzeugenden Story. Dabei profitiert sie nicht nur von ihrer redaktionellen Erfahrung, sondern auch von ihrem technischen und sprachlichen Hintergrund. In ihrer täglichen Arbeit zur Content Erstellung setzt sie dabei zielgerichtet Microsoft Copilot ein.
Alina JansenStrategic Content Managerin