Neue Lösungen für Kommunikation und Kollaboration

Mit Know-how und umfangreichem Change Management unterstützt novaCapta die Aurubis bei der erfolgreichen Einführung und Nutzung einer neuen Mail-, Kommunikations- und Kollaborationslösungen auf Basis von Microsoft 365.

Neue Lösungen für Kommunikation und Kollaboration

Wie in fast allen Unternehmen stellt die Mail das zentrale Kommunikationsmedium des digitalen Arbeitsplatzes dar. Eine hiermit verbundene Umstellung ähnelt stets einem Eingriff am offenen Herzen. Für die hauseigene IT gilt es, sorgfältig zu planen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Aurubis hat sich daher entschieden, auf ein breitgefächertes Change Management, bestehend aus weitreichenden Kommunikations-, Begleitungs- und Befähigungsmaßnahmen, zu setzen.

Umfassende Change-Begleitung

Kommunikativ wurde jeder Aurubis-Mitarbeitenden nach zentralen Kickoff-Veranstaltungen über Mails durch den kompletten Migrationsprozess begleitet (beginnend wenige Wochen vor Migration bis wenige Tage nach Migration in die neue Umgebung). Auf diese Weise waren die Mitarbeitenden vorbereitet, wussten was zu tun ist, konnten sich auf die Veränderung frühzeitig vorbereiten und konnten auch nach der Migration auf ein umfangreiches Support-Angebot zurückgreifen. ​

Noch während der Kickoff-Veranstaltungen wurden sogenannte „M365-Ansprechpartner“ geworben. Auf freiwilliger Basis konnten sich aus jeder Abteilung Personen melden, die für ihre Kollegen an Schulungen (in Deutschland vorzugsweise in Präsenz und international als „Online Events“) zu Outlook, OneDrive for Business und Teams teilnahmen und ihnen später als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.  ​

Lernmaterial, Schulungen und Support-Forum

Für alle Mitarbeitenden, einschließlich der internationalen Standorte, wurde der sogenannte „Microsoft 365 Online Guide“ in insgesamt sechs Sprachen eingerichtet. Neben Klick-Anweisungen zu den zentralen neuen Werkzeugen wurden hier weiterführende Informationen zur Migration und der Einführung von Microsoft 365 bereitgestellt. Darüber hinaus wurde in Teams ein Supportforum für alle Kolleginnen und Kollegen eingerichtet, das von den Ansprechpartnern gemeinsam mit dem Projektteam begleitet wurde. ​

Schritt für Schritt zum digitalen Arbeitsplatz

Das umfassende Change Management hat es ermöglicht, dass über einen Zeitraum von etwa einem Jahr nicht nur alle Mailpostfächer ohne größere Produktivitätsausfälle bei den Mitarbeitenden erfolgreich umgestellt wurden, sondern auch Teams als zentrales Kommunikationswerkzeug etabliert werden konnte. Es hat sich aber auch gezeigt, dass die Einführung neuer Kollaborationslösungen, wie OneDrive, Teams und z.B. Planner, die neue Wege der Zusammenarbeit ermöglichen, nicht über reine Kommunikations- und Befähigungsmaßnahmen erfolgen kann. Denn hiervon sind in weiten Teilen gewohnte Arbeitsweisen betroffen. Diese Veränderungen benötigen Zeit. ​

Im Projektverlauf zeigte sich schnell, dass mit dem entstandenen Ansprechpartner-Netzwerk genau der Draht zu den Mitarbeitenden aufgebaut werden konnte, den es für einen derartigen Change bedarf. Die Ansprechpartner wurden daher regelmäßig auf Follow-ups über die neuen Möglichkeiten mit den Werkzeugen informiert und konnten dadurch fundiertes Feedback geben, wie die Tools im Aurubis-Alltag Verwendung finden. Auf diese Weise konnte eine Verbindung zwischen den Fähigkeiten der Anwendungen und den Anforderungen des Arbeitsalltages hergestellt werden. ​

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