Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow

Die Power Platform (PowerApps, Flow, PowerBI) wird aktuell von Microsoft sehr stark gepusht. Nicht ohne Grund: Die ganzen low-code Applikationen haben ein enormes Potential und schaffen unter anderem neue Geschäftsfelder. Dank der Cloud Infrastruktur sind Services möglich, welche bis vor ein paar Jahren noch undenkbar waren. So kann man beispielsweise mit der entsprechenden Flow-Lizenz auf Cognitive Services zugreifen. Cognitive Services sind Schnittstellen zu einer Sammlung von unterschiedlichen Services auf Basis von künstlicher Intelligenz, wie zum Beispiel automatisches Tagging von Bildern.

Was ist Flow?

Microsoft Flow gehört zur Office 365 Produktpalette und bietet eine völlig neue Möglichkeit der Prozessautomatisierung.
Primäres Ziel ist es, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, einfache Prozesserleichterungen bzw. -automatisierungen realisieren zu können. Dies hat sich Microsoft groß auf die Fahne geschrieben. Deshalb ist der gesamte Erstellungsprozess auch im Baukastensystem aufgebaut, wobei nicht einzelne Codezeilen geschrieben werden müssen, sondern eine visuelle Bearbeitung möglich ist.

Beispiel Flow – Source: https://docs.microsoft.com/en-us/flow/apply-to-each

Dieser low-Code-Ansatz wird auch durch die Vielzahl an vorgefertigten Templates unterstützt, wobei man nur noch die Speicheradresse angeben muss. Ein solches Template ist beispielsweise einen Anhang aus dem E-Mail an einem bestimmten Ort abzuspeichern oder einen Genehmigungsprozess zu starten, sobald ein neues Element hinzugefügt wird. Es gibt auch Vorlagen zu anderen «Ökosystemen» wie zum Beispiel zu Google.

Natürlich sind die Entwickler nicht außen vorgelassenen, auch sie können sich auf der Microsoft Flow Plattform austoben und Ihre Automatisierungen vorantreiben. Gerade bei der Implementierung von komplexeren Flows ist es empfehlenswert auf das Know-how eines Entwicklers zurückzugreifen. Dabei bietet die Plattform eine gute Alternative zum alt bekannten SharePoint-Designer Workflow.

Nicht alle meine Programme sind aus der Microsoft Produktpalette

Dessen ist sich natürlich auch Microsoft bewusst. Aus diesem Grund gibt es aktuell über 200 Connectors (auch zu anderen Systemen), mit welchem man seinen Flow verbinden kann.

Beispiel Connectors – Source: https://emea.flow.microsoft.com/de-de/connectors/

Unter https://flow.microsoft.com/de-de/connectors/ findet man die Auflistung sämtlicher Connectors, welche natürlich laufend ergänzt werden.
Bei den Connectors unterscheidet man zwischen Standard und Premium, wobei Premium nur in der höheren Lizenz (ab Flow Plan 1) zur Verfügung stehen.
Sollte ein gewünschtes Programm nicht auf der Liste aufzufinden sein, so ist dies kein Problem: Flow erlaubt die Erstellung von sogenannten Custom-Connectors, wobei die Schnittstelle zwischen zwei Systemen implementiert werden kann. Klar, hier braucht es dann auch entsprechendes Entwickler Know-how. Bei der Standardlizenz von Flow kann man einen Custom-Connector erstellen, ab Flow Plan 1 ist die Zahl der Custom-Connectors unlimitiert.

Was ist, wenn ich meinen Wunsch mit Flow nicht abdecken kann?

Falls die Technologie Flow nicht ausreicht, können weitere Funktionalitäten mittels Azure Logic Apps implementiert werden. Falls bereits Dynamics im Einsatz ist, können auch die Dynamics Workflows verwendet werden. Für solche Anwendungsfälle ist man natürlich auf das Entwicklungs-Know-how angewiesen

Spielerei: Flic-Button

Mit Microsoft Flow lassen sich auch Spielereien realisieren, welche im Alltag große Unterstützung bieten. So habe ich mir bei Digitec einen Flic Button für ca. CHF 35.— gekauft, welcher von nun an bei meinem Schreibtisch liegt. Da ich ein 80% Pensum habe, muss ich jeweils am Montag die Abwesenheitsmeldung im Outlook für einen Tag aktivieren. Ich habe die Funktion des Flic-Buttons mittels einem Flow so eingestellt, dass bei einem einfachen Klick die Abwesenheitsmeldung sofort für einen Tag eingeschaltet wird.

Setzt automatische Antwort mittels Flow und Flic-Button

Ein weiterer Anwendungsfall ist beispielsweise die Platzierung des Flic-Buttons bei einem Drucker. Mit einem Klick auf den Button kann die entsprechende Abteilung informiert werden, dass der Toner leer ist. Natürlich gibt es noch Dutzend weitere solche Anwendungsfälle.

Power-Kombination: PowerApps mit Flow

Besonders interessant und kraftvoll wird Flow im gemeinsamen Einsatz mit PowerApps. PowerApps ist von der Art und Weise das Pendant zu Flow. Es ist eine kostengünstige und effiziente Möglichkeit mobile Apps zu gestalten. Diese PowerApps werden besonders effektiv im Zusammenspiel mit Flow.

Sie interessieren sich für PowerApps? Dann ist folgender Blogbeitag sehr empfehlenswert:
https://techblog.novacapta.de/blog/powerapps-neuigkeiten-ubersicht-tipps-tricks/

Kostenlose Workshops @Microsoft

Das Thema rund um Flow und PowerApps ist momentan stark am Aufkommen. Doch häufig stehen potentielle Anwender vor der Herausforderung, den korrekten Einstieg zu finden. Aus diesem Grund veranstalten wir in regelmäßigen Abständen zusammen mit Microsoft kostenlose Workshops.