Legal Matter Management mit Microsoft 365

Juristische Vorgänge unternehmensweit, effizient und kostengünstig umsetzen – auf der etablierten M365 Plattform

Die Digitalisierung von juristischen Vorgängen birgt Herausforderungen – denn sie benötigt eine speziell auf Legal Matter Management und Legal Intake zugeschnittene Lösung, die trotzdem nicht isoliert existiert und eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Genau das bietet unser Ansatz: Unser ganzheitlicher Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 ist nahtlos in Ihre Umgebung integriert und steigert dadurch die Effizienz Ihrer Legal-Abteilung nachhaltig.

Identifikation von Rechtsangelegenheiten, Dokumentation und Dokumentenmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit (mit Kolleg:innen und extern Beteiligten), Verfolgen von Fristen, Vorgängen und Aufgaben sowie die Ablage der zugehörigen E-Mails: Diesen zentralen und wiederkehrenden Tasks bilden die Hauptarbeit von Legal-Abteilungen. Im Fokus steht dabei ein jederzeit sicheres, compliance- und rechtskonformes Arbeiten mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten. Übergeordnet differenzieren sich die vielfältigen juristischen Vorgänge in Unternehmen in die zwei folgenden Use Cases:

Legal Matter Management

Matter anlegen
Matter-Struktur bereitstellen und verwalten
Metadaten anwenden
Navigation in Matters
Content erzeugen und hochladen/zuordnen
Matter-Informationen finden
Zusammenarbeit an Matters
Matter Lifecycle und Prozesse

Legal Intake

Anfrage-Management
Orchestrierung von Zuständigkeiten
Kommunikation mit den Anfragenden
Ggfs. auch das Auslösen von Use Cases im Matter Management

Anforderungen an das Digital Legal Matter Management

Um Ressourcen besser zu nutzen, Kosten zu reduzieren und Rechtsangelegenheiten präziser und effizienter zu verwalten, empfiehlt sich die Digitalisierung dieser juristischen Vorgänge. Durch die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie eine zentrale Datenhaltung werden Effizienz und Schnelligkeit gesteigert, Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und die Sicherheit erhöht. Für ein erfolgreiches Digital Legal Matter Management und Legal Intake ist jedoch eine spezielle Lösung nötig, die genau auf Legal-Vorgänge zugeschnitten ist und entsprechende Anforderungen abdeckt.

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360° Lösung: Der Legal Matter Hub auf Basis von M365

Unsere Legal Matter Lösung auf Basis von Microsoft 365 (Legal Matter Hub) vereint die Vorteile einer fachlichen Lösung mit den Vorteilen der M365 Plattform, die den Nutzer:innen bereits bekannt ist. Die M365 Plattform stellt mit ihren verschiedenen Tools wie Teams, SharePoint oder Outlook einen zentralen Ort für Information und Zusammenarbeit zur Verfügung – und damit auch für alle Aufgaben in Legal-Abteilungen. So werden Silos aufgebrochen und juristische Abläufe standardisiert.

Dabei profitiert der Legal Matter Hub von der Flexibilität einer cloudbasierten, integrierten Umgebung im Microsoft-Tenant und höchsten Security- und Compliance Maßnahmen aus dem M365 Portfolio, auch bei der Einbindung Externer.

Welche Vorteile bietet der Legal Matter Hub?

M365 bietet eine ganzheitliche 360° Lösung, die problemlos auf spezielle Legal Use Cases zugeschnitten werden kann, aber dennoch eingebettet ist in die zentrale Kommunikations-, Kollaborations- und Contentmanagement-Plattform von Unternehmen. Daraus ergeben sich folgende Vorteile für die User, die IT-Abteilung und das Unternehmen generell:

Bekannte Nutzeroberfläche vereinfacht die schnelle User Adoption und eine einfache Usability
Integration in M365 ermöglicht eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit sowie die Verbindung von Systemen und die Integration von Daten in Lösungen und Abläufe
Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz und Produktivität
Cloudbasierte Umgebung sorgt für einfachere Zusammenarbeit, ermöglicht den Zugriff jederzeit und von überall aus und sichert einen kontrollierten Betrieb (Lifecycle Management, Backup etc.)

Flexibilität durch den Ausbau des Legal Matter Hub je nach spezifischen Anforderungen
Kosteneinsparungen durch die Nutzung bestehender M365-Lizenzen und die Reduzierung der heterogenen Systemlandschaft
Security & Compliance durch die Anwendung der umfassenden Security-Maßnahmen von M365
Integration von KI: Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung, auch bei sensiblen Daten und Dokumenten

Lösungskomponenten für die effektive Bearbeitung von Legal Matters

Als Grundlage für unseren Legal Matter Hub nutzen wir unseren nC Content Hub, eine ganzheitliche Lösung für Content- und Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft 365. Denn auch bei juristischen Vorgängen bildet ein fundiertes Informations- und Wissensmanagement die Grundlage für beschleunigte und optimierte Prozesse – sei es die Inhaltserstellung und -ablage, das Finden und Recherchieren von Informationen oder die transparente Verwaltung von Wissen. Die Standards von Microsoft erweitern wir mit eigens entwickelten Lösungskomponenten, die speziell auf Legal ausgerichtet sind und eine intuitive, fachlich getriebene Nutzung der Dokumente ermöglichen. Folgende beispielhafte Use Cases können wir damit abdecken:

Matterübersicht: Unser Legal Matter Hub bietet eine übersichtliche Einstiegsseite mit den Matterdaten, einer Suchfunktion und den offenen Aufgaben auf einen Blick. Im Detail bietet die Einstiegsseite folgende Funktionen:

Matter Stammdaten immer im Blick
Volltextsuche mit Filtern sowie Kategorien
Vorschau von Dokumenten
Upload per Drag and Drop
Übersicht der Aufgaben zum Matter
Wechsel zu anderen Cases des Klienten

User können ein Matter mithilfe eines Assistenten anlegen, der in SharePoint und Teams abrufbar ist. Schritte und Inhalte des Assistenten sind dabei konfigurierbar und decken u.a. folgende Aspekte ab:

Template wählen
Basisinformationen eingeben
Rollen wählen (Berechtigungen)
Metadaten auswählen (fachlich/inhaltlich)
Genehmigungsprozess auslösen

Matter können auch vollständig automatisch ohne Assistenten angelegt werden, wenn die entsprechenden Parameter vorliegen.

Als Kern-Komponente für das Erzeugen eines Matters kommt unsere bewährte Governance-und Lifecycle-Lösung novaWorxx zum Einsatz.

Fachliche Navigation: Mit Metadaten als Grundlage ist eine einfache fachlich getriebene Navigation möglich. Die Metadaten sorgen dabei für die „virtuellen“ Strukturen, die als Navigation sichtbar und klickbar ist. Je nach Ihren Bedürfnissen können klassische Navigationsbäume konfiguriert und die jeweiligen Einstiege je nach Zweck angepasst werden. Insgesamt stehen umfangreiche Such- und Filteroptionen zur Verfügung.

Outlook Add-In zur Mailablage: Mit unserem speziellen Outlook Add-In können User Mails und Anhänge schnell und einfach in die entsprechenden fachlichen Matter Strukturen ablegen. Das Add-In bietet dabei folgende Features:

Ablage von Mails und deren Anhängen: Mail inklusiv Anhänge; Mail und zusätzlich die Anhänge als Datei(en); nur die Anhänge als Datei(en) ablegen
Extraktion ursprünglicher Metadaten der Mail: Mail von/an; Titel der Mail; Datum der Mail zusätzlich zum Ablagedatum
Anpassbarkeit der Dialogfolge an die fachlichen Strukturen analog der SharePoint Navigation

Die typischen Collaboration-Funktionen von Microsoft 365 stehen im Standard zur Verfügung:

Gleichzeitig zusammen an Dokumenten arbeiten und miteinander kommunizieren über „@mention“
„Teilen“, „Kommentieren“, „Folgen“ und „Verlinken“ von Informationen
Für aufgabenbasierende Zusammenarbeit: Matterbezogene Planner oder Outlook-Aufgaben (auch in ToDo)
Zusätzlich können Workflows genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu stärken und zu automatisieren, für z.B. Prozesse wie Genehmigungen oder Freigaben

Darüber hinaus stellt Microsoft Planner umfangreiche Dashboards und Funktionen zur Verfügung, um Aufgaben transparent zu verwalten. Sogenannte Pläne können pro Fall oder auch Kunde aufgesetzt und damit verbunden werden – dadurch bieten sie u.a. Sichten nach Verantwortlichkeit, Status, Fälligkeit und Priorität.

Noch mehr Effizienz: Einsatz von KI im Legal Matter Hub

Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz steigern Sie die Effizienz im Legal Matter Management weiter und erzielen dadurch eine deutliche Zeitersparnis. Folgende KI-Anwendungsszenarien bei der Dokumentenanalyse, -bearbeitung und -automatisierung können wir in unserer Lösung umsetzen:

Generativ

Generierung neuer Inhalte und Zusammenfassungen, Erstellung ähnlicher Dokumente (z.B. SOWs), Unterstützung bei der Redaktion von Inhalten, Metadatenerstellung, Unterstützung bei Legal Intake Formularen

Analyse & Extraktion

Belegerkennung und Verarbeitung, Klassifizierung von Dokumenten

Analyse & Bewertung

Risikobewertung von Vorgängen, Vorhaben und Dokumenten, automatische Vertragsprüfung gegen Compliance-Verstöße, Erkennung von Compliance- und Security-Risiken, Sentiment Analyse

Höchste Sicherheit für vertrauliche Dokumente

Gerade beim Einsatz von KI, aber auch generell bei sensiblen Dokumenten wie in juristischen Abteilungen, ist eine umfassende Security- und Compliance-Strategie von höchster Bedeutung. Durch den Einsatz von M365 profitieren Sie von den umfangreichen Security Lösungen, die Microsoft bietet und die oft bereits über Ihre bestehenden Lizenzen abgedeckt sind. Tools wie Conditional Access, Azure Data Information Protection oder Data Loss Prevention unterstützen Sie dabei, klare Regeln für Compliance und Lifecycle aufzustellen und damit Ihre Dokumente und Prozesse bestmöglich zu schützen.

Technologie

Unsere Leistung: So entwickeln wir Ihren Legal Matter Hub

Auf Grundlage Ihrer spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam einen maßgeschneiderten Legal Content Hub. Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir unsere Lösung flexibel an Ihr Unternehmen anpassen. Wir orientieren uns dabei an folgenden Schritten:

Initialisierung

Kickoff des Projekts, Abgleich der technischen Voraussetzungen und Anforderungen mit Ihrer Umgebung, Setup der Standard-Lösung

Konzeption

Diskussion der Anforderungen für Datenschutz, Risk und Compliance Management, Möglichkeiten aufzeigen, Detailklärung der Anforderungen für die weitere Projektplanung, Definition der begleitenden Change-Maßnahmen

Umsetzung

Optimierung bzw. Ergänzung der Standard-Lösung, Konfiguration der Datenschutz-, Risk- und Compliance-Funktionen, erste Nutzungsphase mit Feedbackschleife, ggfs. Migrationstests

Release

Produktivsetzung der Lösung, ggfs. Migration vorhandener Assets, Change-Begleitung für eine optimierte Einführungsphase

Roll-Out

Übergang des Legal Matter Hubs in den Betrieb

Mit einem passgenauen Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 optimieren Sie Ihre Legal-Prozesse und erhöhen somit Ihre Effizienz. Sie interessieren sich auch für ein ganzheitliches M365-basiertes Content- und Dokumentenmanagement für Ihre anderen Abteilungen? Unser nC Content Hub bietet hierfür die passende Lösung und lässt sich problemlos an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Leistung

Microsoft 365 Content Hub

Dateien und Dokumente bilden das Fundament für einen reibungslosen Betrieb von Unternehmen. Doch deren Potential wird oft nicht ausgeschöpft. Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one-Lösung für ein ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.