Mit der Einführung von M365 ist Lehmann&Voss den ersten Schritt seiner integrativen IT-Strategie gegangen und hat seine digitale Reise in die Cloud begonnen. Zentral für die erfolgreiche Implementierung war ein Change & Adoption-Konzept, das die Mitarbeitenden mit nutzenorientierten Anwendungsfällen auf der Reise abgeholt und nachhaltig befähigt hat.
Mit mittelständischem Pragmatismus & professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud
Herausforderung
- Tools für Chat, Telefonie und Conferencing nur gering in die Office Umgebung integriert
- Window of Opportunity durch End of Life und notwendige Ablösung von Office 2016
- Positiver Business Case durch Fortfall der separaten Chat- und Conferencing Lösung
- Unterstützung des strategischen Cloud First Ansatzes
- Identifizierung notwendiger Architekturänderungen in der IT; Bebauung durch Berücksichtigung von Cloud Design Principles
- Aufbau von Skillset und Betriebsmodell für den neuen Architektur- und Lösungsansatz
Lösung
- Konzeption und strategische Beratung auf Basis eines Proof-of-Concept
- Wechsel des Produktes zu M365 und Migration der Collaboration Plattform von On-Prem in die Cloud mit anschließender, schrittweiser internationalen Einführung von M365 für alle Lokationen auf allen Kontinenten mit Ausnahme von China
- Umfangreiches Change & Adoption Konzept mit Identifizierung und Umsetzung von abteilungsbasierten Use Cases im Rahmen des Projektes
Mehrwert
- Bewusste Single Vendor Strategie auf Microsoft sorgt für eine bessere Integration aller Tools & Funktionalitäten
- Hohe Akzeptanz durch userfokussierte Change & Adoption Strategie
- Entlastung der internen IT durch Aufbau und Befähigung von ausgewählten Mitarbeitenden (Multiplikatoren) in den Fachabteilungen
- Zentralisierte und gestärkte Kommunikation/Kollaboration mit Microsoft Teams
„Das Migrationsprojekt mit novaCapta war für uns – auch in der Außenwahrnehmung – ein Erfolg. Die Zusammenarbeit mit novaCapta war dabei von einem kollegialen und gemeinschaftlichen Umgang geprägt.“
Karl-Hermann Peters
Gesamtprojektleiter M365 Einführung und Leiter InfrastrukturLehmann&Voss&Co. KGFür seine digitale Transformation hat Lehmann&Voss novaCapta als erfahrenen Partner für die Migration in Microsoft 365 und begleitende Change Kommunikation ausgewählt. Ziel war es die bestehenden, in sich geschlossenen Tools abzulösen, eine Gesamtlösung zu implementieren und so einen modernen und digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Wichtig war hierbei, nicht nur die technischen Aspekte im Projekt zu berücksichtigen, sondern vor allem die richtige Arbeitsweise und die deutlich erweiterten Möglichkeiten der neuen Werkzeugen in den Fachabteilungen einzuführen. Auf eine simple Schulung einzelner Mitarbeitenden zu M365 wurde bewusst verzichtet.
Gemeinsam wurde das Projekt in zwei Phasen durchgeführt: Im ersten Schritt wurde die Konzeption und strategische Beratung in den Mittelpunkt gerückt, um planbar und gezielt die Migration und den Roll-Out der M365 Plattform für das globale Unternehmen sukzessive durchzuführen. „Lehmann&Voss verfolgt den Ansatz einer möglichst hohen Integrationstiefe der eingesetzten Lösungen. Wir sehen hier den Vorteil für unsere Mitarbeitenden mit Tools zu arbeiten, die ineinandergreifen und die tägliche Arbeit so deutlich erleichtern“, erklärt Karl-Hermann Peters, Gesamtprojektleiter M365 Einführung und Leiter Infrastruktur.
Migration in die Cloud
Die vor dem Wechsel zu M365 eingesetzte Collaboration Lösung im Bereich Chat, Conferencing und Telefonie bestand aus einer hybriden Lösung mit Lösungsbausteinen, die zum Teil OnPrem und zum Teil als SaaS Service aus der Cloud bezogen wurde. Mit einem Proof-of-Concept wurde die Plattform, deren Funktionalitäten und die Machbarkeit von angestrebten Mehrwerten als auch die Machbarkeit der angedachten Migrationspfade und der Business Case validiert.
Nachdem die Entscheidung für das Projekt getroffen war, ging es in die Projektplanung und anschließend in die Migration der Nutzenden in die M365 Umgebung. Neben Chat und interner Telefonie wurde die gesamte Mail Umgebung mit Postfächern und öffentlichen Ordnern in die Cloud migriert. Als Quick Win wurden weitere Services von Drittanbieter Lösungen in die M365 Cloud verlagert und durch ausgiebige Nutzung, der in der E3 Lizenz enthaltenen Funktionalitäten, der Business Case durch Reduzierung von Lizenzkosten weiter optimiert. novaCapta begleitete den Kunden hier bei den Cloud-zentrierten Services sowohl in der Konzeption als auch der Migration in Themenbereichen wie Security, Architektur, Migrationspad sowie Backup und lieferte hilfreiche Unterstützung in der Hypercare Phase am Ende der Einführung. Hervorzuheben ist nach Lehmann&Voss hier die gute und unkomplizierte Zusammenarbeit inklusive eines überaus professionellen Projektmanagements. Dies alles waren wesentliche Gründe dafür, dass das Projekt in Time, Budget, Quality und Scope abgeschlossen werden konnte.
Change & Adoption als zentraler Erfolgsfaktor
Ein wesentlicher Aspekt des Projekts war die Change Kommunikation. Ziel war es die Mitarbeitenden in der Nutzung der funktionalen Möglichkeiten von Microsoft 365 zu befähigen und dieses Wissen durch die Ausbildung von ausgewählten Mitarbeitenden in die Fachabteilungen zu bringen. „Für uns war die Change & Adoption Kommunikation von signifikanter Bedeutung für den Erfolg des Projekts. Wir wollten von vornherein Wildwuchs in Teams vermeiden. Daher haben wir von Beginn an Regeln geschaffen und unsere Mitarbeitenden umfangreich abgeholt und geschult. Die zu Beginn des Projektes definierte und im Laufe des Projektes verfeinerte Governance stellt zudem die Ausgewogenheit zwischen den Zielen „Betriebsfähigkeit“, „Sicherheit“ und „Freiheitsgrad der Anwendenden“ von Anfang an sicher," erklärte Karl-Hermann Peters.
Für die erfolgreiche Wissensvermittlung wurde eine eigene Landingpage in SharePoint erstellt, die mit Tipps und Funktionserläuterungen der neuen M365 Tools befüllt wurde. Begleitend zum vorhandenen Selbstlernmaterial waren für die erfolgreiche Adoption fachabteilungsspezifische Use Cases. Mehr als 70 davon wurden in den Use Case Werkstätten von den Fachabteilungen erarbeitet, anschließend vom Projektteam bewertet und eine Auswahl von 30 wurden umgesetzt, um die Mitarbeitenden in ihrer eigenen Arbeitswelt bestmöglich abzuholen.
Lehmann&Voss führte zudem eine Redakteur Rolle in den Fachabteilungen ein. Hierbei handelt es sich um ausgewählte Mitarbeitende, die als Wissensmultiplikatoren in der Fachabteilung dienen. Darüber hinaus sollte für diesen Personenkreis eine interne Community für den Wissensaustausch etabliert werden. Die Redakteure wurden intensiver geschult und beim Aufbau ihrer Community unterstützt. Sie tragen nun zum einen Wissen in die Abteilungen und zum anderen fördern sie den Aufbau des internen Wissenspools. Dies hat insbesondere eine Hebelwirkung, da viele Fachabteilungen in der Anwendung der M365 Funktionalitäten identische Use Cases haben. Innerhalb der Community, die sich monatlich trifft, tauschen sich die Redakteure gegenseitig aus. So wird auch die interne IT entlastet, denn viele Requests werden bereits miteinander gelöst.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
Lehmann&Voss&Co. KG bietet durch die flexible Kombination der drei Beschaffungswege Distribution, Handel und Produktion ein breites Portfolio an chemischen und mineralischen Spezialitäten. Für unsere Kunden sind wir mit hoher technologischer Lösungskompetenz, persönlicher Beratung und individuellen Serviceleistungen ein vertrauenswürdiger Partner.