novaWorxx

Governance und Lifecycle Management in O365

Die Microsoft Cloud bietet uns hervorragende Werkzeuge für die Zusammenarbeit an wie Teams, Planner oder SharePoint Sites. Aber auch die besten Werkzeuge benötigen eine Governance in Form von Regeln und Vorgaben. Wer seine Zielsetzung erreichen will, muss seine Werkzeuge so einsetzen, dass sie dem Geschäftsmodell und der Arbeitsweise des Unternehmens folgen. Mit novaWorxx gibt es ein solches Werkzeug, das Strukturen und Prozesse als zentrale Basis für einen Modern Workplace schafft. novaWorxx organisiert nachhaltig die Zusammenarbeit in der Cloud und ist dabei individuell konfigurierbar.

Basierend auf individuellen Templates erstellen die Nutzer mit novaWorxx neue Teams, SharePoint Sites oder beispielsweise Groups in O365. Genehmigungsworkflows sorgen dabei für Kontrolle. Ein oder auch mehrere Dashboards bieten einen Überblick der bestehenden Teams und Sites. Mit einem individuellen Lifecycle je Site kann z. B. die Lebensdauer einer Site gesteuert werden.

Features und Funktionen

Eine Matrixdarstellung von Unternehmensbereichen und IT-Templates und -Policies.

Die eigene Arbeitswelt organisieren

Ein Unternehmen ist ein sich ständig ändernder Organismus, der aus vielen verschiedenen Bereichen und Aufgabenstellungen besteht. Bei sehr großen Unternehmen agieren einzelne Unternehmensteile oft eigenständig. Auch bei mittleren und kleineren Unternehmen unterscheiden sich Bereiche oder Abteilungen oft stark voneinander. So arbeiten Mitarbeiter in der Forschung oder Produktion anders miteinander als beispielsweise im Vertrieb. Daher variieren auch immer die notwendigen Templates, Vorgaben und Prozesse. Ein Set an Standard-Templates oder eine lange Liste mit allen Sites reicht hier nicht aus. novaWorxx bringt nicht nur Ordnung in die Bereitstellung sowie Verwaltung eines Modern Workplaces, sondern berücksichtigt jeder Zeit dynamisch und flexibel die unterschiedlichen Anforderungen aus den jeweiligen Bereichen. 

Screenshot des novaWorxx Dashboard zur Übersicht aller Sites in Microsoft SharePoint.

Dashboard zur Anzeige der Sites

Das Dashboard stellt den Einstiegspunkt für die End-Anwender dar. Im Sites Dashboard können alle Sites eingesehen, gefiltert oder dediziert gesucht werden. Von hier aus können auch neue Sites beantragt werden. Um eine hohe Flexibilität und Transparenz zu erreichen, können mehrere Dashboards erstellt werden. So können beispielsweise Dashboards für unterschiedliche Aufgabengebiete oder Unternehmensteile eingerichtet werden.

Screenshot des in Microsoft Teams als Tab integrierten novaWorxx Dashboards.

Volle Integration in MS Teams

MS Teams wird für Nutzer als User Interface zunehmend wichtiger als MS SharePoint. Daher haben wir das Dashboard vollständig in MS Teams integriert. Es kann als neuer Tab in jedem beliebigen Kanal eingebunden werden. Selbstverständlich kann darin auch auf andere Teams verlinkt werden. 

Übereinander dargestellte Screenshots zu den einzelnen Schritten des novaWorxx Antrags- und Genehmigungsprozesses für eine Siteerstellung.

Antrags-Genehmigungsprozess (Self-Service)

Die Lösung beinhaltet einen eigenen Prozess zum Anlegen der Site. Sie verfügt zudem über eine Schnittstelle zu  MS Flow, um so einfach und ohne Programmieraufwand individuelle Workflows umzusetzen. Auch Azure Logic Apps und Azure Functions können so integriert werden.

Screenshot von Lifecycle Templates der Provisionierungslösung novaWorxx.

Lifecycle Management

Das Lifecycle Management einer Site oder eines Teams ist ein wichtiger Baustein, wenn es um Anpassungen und Kontrolle von Informationen und Daten im Unternehmen geht. novaWorxx beinhaltet bereits vorgefertigte Templates für ein Lifecycle Management – diese können problemlos individuell angepasst oder neu erstellt werden. 

Screenshot der Übersicht von novaWorxx Provisioning Templates.

Provisioning von O365 Templates

Eine wesentliche Komponente von novaWorxx ist die novaCapta Provisioning Engine. Sie ist speziell für die Anforderungen in der Microsoft Cloud konzipiert und individuell sehr flexibel konfigurierbar. Im Unterschied zur On-Prem-Welt reicht es in der Cloud nicht mehr aus, Templates nur für SharePoint zur Verfügung zu stellen. Ein Template kann so z. B. zwei Teams Sites und eine zusätzliche SharePoint Site beinhalten. novaWorxx provisioniert Teams, SharePoint Sites und Planner sowie O365-Groups. Die Provisioning Engine berücksichtigt dabei die Standard-Templating-Funktionen von Microsoft. So kann beispielsweise ein PnP-Template aufgerufen oder auch ein Teams-Template eingebunden werden. Das Provisioning ist somit kein alternativer Ansatz zu den Microsoft Funktionen, sondern ergänzt diese wo notwendig.

Screenshot des novaWorxx Provisioning Centers

Configuration Center

Im Provisioning Center erfolgt die komplette Administration und Konfiguration, wobei hier vor allem das Management der Templates im Vordergrund steht. novaWorxx nutzt bei den Templates den Quasi-Standard PnP von Microsoft, wo immer es möglich ist. Zugleich erweitert und ergänzt es PnP aber um zusätzliche Möglichkeiten genau dort, wo PnP aufhört. Ein novaWorxx Template erlaubt es beispielsweise für Teams Channels, Private Channels, Tabs, Plans, vordefinierte Listen, Attribute und Dokumente in einem Template zu definieren.

Ihre Vorteile

Einfach konfigurierbar

Nur wenn die Governance Regeln und IT Prozesse auch für ihr Unternehmen und ihre Unternehmensbereiche passen, werden sie damit erfolgreich sein. novaWorxx ist auch ohne Programmierung vielseitig konfigurierbar, um ihre Anforderungen abzudecken.

Flexible Schnittstellen

Oftmals werden Funktionen für die Provisionierung auch in eigens entwickelten Applikationen benötigt. Mittels API oder REST Services kann novaWorxx somit auch nahtlos in eigene Anwendungen integriert werden.

Kontrolle behalten, Kosten sparen

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Informations-Architektur und Informationen. Sie bestimmen die Regeln zum Anlegen neuer Sites und geben z. B. Namenkonventionen oder Genehmigungsprozesse vor. Die initiale Kontrolle erspart nicht nur Aufwände für nachträgliche Bereinigungsaktionen oder verlorene Informationen, zudem tragen die Self Service Funktionen bei der Entlastung des IT-Personals bei.

Teams und mehr

MS Teams ist eines der meist verwendeten Werkzeuge in O365. Aus diesem Grund integriert sich novwWorxx in MS Teams und unterstützt Templates und das kontrollierte Erstellen neuer Teams. Die Governance nur auf MS Teams zu beschränken reicht aber nicht aus. Auch MS SharePoint oder Planner sind weiterhin wichtige Werkzeuge, die von novaWorxx vollständig unterstützt werden.

Eigenbetrieb oder SaaS

Für den Betrieb von novaWorxx gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Im Eigenbetrieb erhalten sie ein Installationspaket, das sie in ihrer Azure-Instanz installieren, in diesem Fall liegt der Betrieb ganz in Ihren Händen
  • Sie können aber auch unseren Cloud-Dienst in Azure nutzen und die Lösung als Software-as-a-Service nutzen, in diesem Fall übernehmen wir den Betrieb und das Monitoring für Sie
Lizenzierung

Unabhängig davon, ob Sie novaWorxx selbst betreiben oder als Dienst nutzen, mieten Sie die Software jeweils für ein Jahr. So können Sie jedes Jahr aufs Neue entscheiden, ob Sie die Funktionen weiter nutzen möchten. Ansonsten sind die Lizenzkosten sind abhängig von der Anzahl der Nutzer in ihrem O365-Tenant.
Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

 

Wie funktioniert die Einführung?

Der Installations- und Einrichtungsprozess ist weitgehend automatisiert, berücksichtigt werden sollten dabei für einen reibungslosen Ablauf allerdings folgende Aspekte:

  • In der Regel unterstützt Sie bei der Installation und Einrichtung ein kompetenter Berater aus unserem Hause. Hier sind in erster Linie Besonderheiten Ihres Unternehmens und Sicherheitsfragen zu besprechen. Im Durchschnitt gehen wir hier von einem Unterstützungsaufwand in Höhe von 1-3 Tagen aus.

  • Neben der Dokumentation erweist es sich erfahrungsgemäß als sehr hilfreich, wenn Sie bei der Ersterstellung individueller Templates von einem Berater begleitet werden. Der Aufwand hängt stark von Ihrer eigenen Erfahrung sowie der Komplexität und Anzahl der Templates ab. In der Regel sollten hier 2-5 Tage eingeplant werden.

Der tatsächliche Aufwand hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben der eigenen Erfahrung nehmen die Größe und organisatorische Komplexität sicherlich den größten Einfluss. So ist beispielweise der initiale Aufwand bei Unternehmen mit vielen selbständigen Teilbereichen höher als bei eher homogenen Firmen.

Gerne klären wir Ihre Rahmenbedingungen und Zielsetzungen zusammen mit Ihnen und erstellen ein individuelles Angebot. 

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