Mit der SharePoint-Suche bietet Microsoft ein simples und zugleich mächtiges Werkzeug an, um alle Inhalte in SharePoint übersichtlich und zielgerichtet durchsuchen zu können. Somit behalten Ihre Mitarbeiter stets den Überblick über alle Dokumente, Listen und andere Inhalte in SharePoint.
Neben der standardmäßig integrierten Such-Engine können Sie die Suche für Ihr Unternehmen vollständig individualisieren. Hiermit werden zum Beispiel die Ergebnisquellen, die suchrelevanten Metadaten oder Inhaltseigenschaften einzelner Suchen frei definiert.
Unterstützung beim Einrichten und Anpassen der SharePoint-Suche
Wir unterstützen Sie mit unserer SharePoint-Kompetenz beim Einrichten und der individuellen Anpassung Ihrer eigenen SharePoint-Suche, von der Beratung zu den einzelnen Suchfunktionen und den verschiedenen Möglichkeiten der Anpassung bis hin zur vollständigen Einrichtung in Ihrem SharePoint. Gerne beraten wir Sie persönlich.
Wie funktioniert die SharePoint-Suche?
Die Benutzung der Suche ist simpel, da sich von jeder SharePoint-Website aus die Suche über ein Suchfeld durch Eingabe des Suchbegriffs starten lässt. Die SharePoint-Suche ist zunächst danach eingeteilt, wo gesucht werden soll, so dass sich zum Beispiel alle oder auch nur bestimmte SharePoint-Websites durchsuchen lassen. Suchfelder innerhalb von Dokumentenbibliotheken oder Listen ermöglichen außerdem die direkte Suche innerhalb der jeweiligen Bibliothek oder Liste. Daneben lässt sich auf einer SharePoint-Suchwebsite die Suche auf Inhalte mit bestimmten Eigenschaften (bzw. Metadaten) einschränken, so dass zum Beispiel nur Inhalte mit einem bestimmten Dateityp, Autor oder Erstelldatum gefunden werden. Die Benutzeroberfläche der Suchseite wird dabei sehr übersichtlich gehalten und bietet zum Beispiel in SharePoint 2013 eine Dokumentenvorschau, sowie schnelle Verlinkungen auf die Speicherorte der Suchergebnisse.
Welche Individualisierungsmöglichkeiten gibt es?
Die große Stärke der SharePoint-Suche liegt darin, dass sie sich individuell anpassen lässt und so dem Anwender den größtmöglichen Nutzen bietet. Sowohl die Ergebnisquellen, innerhalb derer gesucht werden soll, als auch die Inhaltseigenschaften bzw. Metadaten, nach denen die Suchergebnisse gefiltert werden sollen, lassen sich individualisieren. Die Ergebnisquellen können unter anderem auf beliebige Speicherorte wie SharePoint-Websites, Listen und Dokumentenbibliotheken und auf bestimmte Inhaltstypen wie Listenelemente und Dokumente beschränkt werden. Verschiedene benutzerdefinierte Ergebnisquellen können der Suchnavigation für einen schnellen Zugriff hinzugefügt werden. So lassen sich mit einem Klick zum Beispiel mehrere benutzerdefinierte Dokumentenbibliotheken aus verschiedenen SharePoint-Websites auf einmal nach einem bestimmten Dokumententyp durchsuchen.
Die Filterung nach Inhaltseigenschaften bzw. Metadaten lässt sich individualisieren, indem die umfangreiche, benutzerdefinierte Metadatenverwaltung, die SharePoint im Rahmen der Inhaltsverwaltung bietet, in die SharePoint-Suche integriert wird. Die Einschränkungskriterien auf der Suchwebsite wie Autor oder Dateityp können so um benutzerdefinierte Metadaten beliebig erweitert bzw. ersetzt werden. Dokumente mit bestimmten Werten ausgewählter Metadaten können dadurch schnell und übersichtlich gefunden werden.
Inhalte gezielt aufbereiten und einbetten mit dem Inhaltssuche-Webpart
Die Vorteile der Suchtechnologie in SharePoint 2013 sind nicht auf die Suchwebsite beschränkt, sondern können auf jeder beliebigen SharePoint-Website mit Hilfe des Inhaltssuche-Webparts genutzt werden. Das Webpart zeigt alle über eine benutzerdefinierte Suchanfrage gefundenen Inhalte auf einer beliebigen SharePoint-Website an, in die das Webpart eingebettet ist. So lassen sich zum Beispiel stets die neuesten Blogeinträge, Ankündigungen oder Dokumente über eine gesamte Websitesammlung hinweg auf der Startseite einbetten, um die Anwender auf dem Laufenden zu halten.
