Jederzeit schnell und einfach auf Produktdaten zugreifen

Produktdaten in Vorbereitung der Markteinführung manuell anfragen oder von verschiedenen Orten zusammensuchen – damit ist bei Vitra jetzt Schluss. Dank einer mit novaWorxx provisionierten Product Launch Platform können die Sales Manager Produktinformationen schnell und einfach über Power Apps abfragen.

Für Vertriebsmitarbeitende ist es wichtig, stets auf vollständige, aktuelle Produktdaten zugreifen zu können. Das gilt umso mehr für Produkte, deren Launch noch ansteht und die bei Händler:innen erst noch erfolgreich vermarktet werden müssen. In der Realität suchen sie sich die Informationen oftmals selbst zusammen - ein mühsamer manueller Prozess, dem Vitra nun ein Ende gesetzt hat: Nachdem zusammen mit der novaCapta bereits ein mobiler, digitaler Modern Workplace auf Basis von Microsoft 365 eingeführt wurde, arbeiten die Sales Manager nun mit einer automatisierten Dashboard-Plattform.
 

Ziel: Ein «Place to Go» für Produktinformationen

Ob unkoordinierte, intransparente Informationsflüsse über Telefon, Mails und Meetings oder proaktive Anfragen mit Einzelentscheidungen: Bei der Anpassung des übergeordneten Commercial Launch Prozesses fiel Vitra auf, dass Produktinformationen in der Sell-In-Phase auf zu viele Arten zu verschiedensten Zeitpunkten an die Vertriebsmitarbeitenden weitergegeben werden. Ziel war es daher, die Sales Manager zeitlich gebündelt und über eine einzige Quelle zu informieren, in der alle Daten und Unterlagen stets aktuell und final sind. Darüber hinaus bestand der Wunsch, kein neues zusätzliches Tool zu nutzen: «Da wir erst letztes Jahr auf Microsoft 365 umgestiegen sind und unsere Mitarbeitenden sich daran gewöhnt haben, wollten wir gerne auf der bekannten existierenden Infrastruktur aufbauen und diese an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen», erklärt Corina Meroth, Head of Product Unit bei Vitra.

novaCapta hat die neue Product Launch Platform daher auf Basis von SharePoint Online aufgesetzt; dort werden alle relevanten Produktinformationen gespeichert. Übersichtlich dargestellt wird die Platform über eine verbundene Power App, die auch in Teams integriert ist – damit ist sie direkter Bestandteil der alltäglichen Arbeitstools. Über das Dashboard können die Sales Manager schnell und einfach auf Dateien wie Präsentationen oder (Preis-)Informationen, Produktbilder und weitere Daten wie CAD zugreifen und erhalten Erläuterungen zu Timing (In welcher Season findet der Launch statt?) und Status des Produkts (Ist eine Vorakquise für Grossprojekte möglich?). «Dank dieses schlanken Zugriffsprozesses sparen unsere Vertriebsmitarbeitenden viel Zeit und sind automatisch immer auf dem neuesten Stand», so Corina Meroth.
 

Provisionierung eines speziellen Teams Templates mit novaWorxx

Verwaltet werden die Informationen zu neuen Produkten über Microsoft Teams. Da im Standard nicht alle benötigten Optionen zur Verfügung standen und manueller Aufwand z.B. durch die Erstellung neuer Ordner notwendig wurde, hat novaCapta ein spezielles Template erstellt, das die nötige Struktur vorgibt und keine zusätzlichen Bearbeitungen mehr erfordert. Die Implementierung erfolgte über das hauseigene Provisionierungstool novaWorxx; da novaWorxx bereits bei Vitra im Einsatz ist, konnte das neue Template schnell und einfach erstellt werden. Dank Power Automate werden die bereitgestellten Informationen aus Teams und SharePoint dann direkt in die Platform übertragen.

Nicht zuletzt hat novaCapta ein dreistufiges Berechtigungsmodell implementiert – denn sensible Daten, vor allem zu noch nicht gelaunchten Produkten, müssen klar gesteuert werden. Das Model regelt, welcher Vertriebsmitarbeitende welche Produktinformationen sehen kann; die Steuerung erfolgt intern über die Produktabteilung.

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