Aus der Cloud in die Cloud

novaCapta meistert mit Windmöller & Hölscher den Wechsel von der IBM/HCL Connections Cloud in die Microsoft Azure Cloud und führt für das Unternehmen weltweit Microsoft 365 ein.

Mit dem Ende des Supports für die IBM/HCL Connections Cloud war Windmöller & Hölscher gezwungen, sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Azure als fortschrittlichste Cloud-Bereitstellungsplattform für den geschäftlichen Einsatz überzeugte in Kombination mit M365, Teams und OneDrive.

Kurzfristige Einführung von Teams

Nach der strategischen Entscheidung musste es plötzlich ganz schnell gehen, denn die unerwarteten Ausmaße der Coronakrise zwangen auch Windmöller & Hölscher dazu, die Arbeit teilweise vom Büro ins Homeoffice zu verlegen, sodass bis März 2020 den Mitarbeitenden weltweit Microsoft Teams zur Verfügung gestellt werden musste. Die kurzfristige Umsetzung ermöglichte es dem Unternehmen, den Geschäftsbetrieb ungehindert fortzuführen. Nach der schrittweisen Implementierung von Teams hatten die Migration aller Inhalte und die gleichzeitige Befähigung der Mitarbeitenden oberste Priorität.

Migration & Change Management im Einklang

Die Datenmigration startete mit einer Analyse der bestehenden Umgebung. Dabei sollte herausgefunden werden, wie die Altumgebung bisher genutzt wurde, welche Daten zwingend migriert werden mussten und welche „Altlasten“ sich aussortieren ließen. Die Architektur erwies sich als höchst komplex, denn neben den persönlichen Dateien aus Connections musste auch das umfangreiche Nachschlagewerk für alle Communities, Dateien, Wikis, Blogs und Kommentare gesichert werden. Zur Speicherung bzw. Archivierung der Dateien wurden diese exportiert und in Teams / SharePoint sowie OneDrive hochgeladen. In Teams wurden automatisch Teams, Berechtigungen, Dateien und Ordner angelegt. So startete Windmöller & Hölscher frisch und aufgeräumt in das neue System.

Parallel zur Migration rückten die Mitarbeitenden in den Vordergrund, denn diese sollten auf dem Weg in die neue Welt professionell begleitet werden. In einem initialen Workshop wurde zunächst ein auf Windmöller & Hölscher zugeschnittenes Change-Konzept entwickelt, das u.a. eine Change-Story beinhaltet und die zukünftigen Kommunikationskanäle festlegt. Die novaCapta stellte Kommunikationsmaterial (Textentwürfe und weiterführende Informationen für die Mitarbeitenden bereit), um die Change-Story Kapitel für Kapitel zu erzählen und den Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Tools aufzuzeigen. Ergänzend dazu wurden Schulungen und Coffee Corner Calls durchgeführt, um die bisherigen Arbeitsweisen der Mitarbeitenden zu verstehen und ihnen dann zu zeigen, wie sie ihre Arbeit erfolgreich in Teams, SharePoint, OneDrive, Planner und weiteren Microsoft Anwendungen fortführen oder sogar verbessern können. Zusätzlich wurden betreute Communities gegründet, um auf Fragen und Unsicherheiten schneller reagieren zu können. „Dank des Change-Konzepts fanden sich die Kolleginnen und Kollegen in der neuen Umgebung schnell zurecht und arbeiten nun weltweit produktiver und effizienter zusammen“, resümiert Robert Tebbe, Projektleiter bei Windmöller & Hölscher KG, die gemeinsame Vorgehensweise.