Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Wie Teams, SharePoint und Co. beim novaCapta Firmenevent zum Einsatz kommen

Ein Ort, drei Tage, über 200 Menschen: Firmenevents sind für viele Unternehmen das Highlight des Geschäftsjahres, bergen jedoch auch große Herausforderungen für die interne Kommunikation. In unserem Blogbeitrag zeigen wir, wie novaCapta diese Aufgabe gemeistert hat und mit welchen Tools Mitarbeitende jederzeit auf dem Laufenden bleiben.

Einmal im Jahr kommt die gesamte novaCapta zusammen, um das Jahr gemeinsam Revue passieren zu lassen und auf die nächsten Monate zu blicken. Das diesjährige Firmenevent führte ins Phantasialand und hielt eine Menge Spaß und Action für die über 200-köpfige Truppe bereit. Doch bevor es soweit war, stand viel Arbeit für das fleißige Organisationsteam an – denn es bedeutet Einiges an Vorbereitung, ein mehrtägiges Event für so viele Mitarbeitende erfolgreich auf die Beine zu stellen. Besonders wichtig dabei: eine klare, verständliche und transparente Kommunikation. Denn nur so sind alle Mitarbeitenden jederzeit auf dem neuesten Stand, kennen wichtige Deadlines und können sich bestens vorbereiten - z.B. in Sachen Outfitplanung oder Anreise. Neben den Hard Facts wollte das Orgateam natürlich auch schon vorab gute Laune verbreiten und Lust auf das Event machen.

Bei 250 Mitarbeitenden an verschiedenen länderübergreifenden Standorten, egal ob vor Ort oder remote, kann der reibungslose Informationsfluss dabei schnell zur Herausforderung werden. Wie also gelingt die interne Kommunikation für ein solches Firmenevent? Welche (Microsoft) Technologien können dabei unterstützen? Wir geben einen kleinen Einblick in das novaCapta Kommunikationspaket und haben ein paar Best Practices Tipps parat!

1. Ankündigung mit Live-Reaktion: Hybrides Town Hall in Microsoft Teams und vor Ort

Eins der wichtigtens Formate für die interne Kommunikation bei der novaCapta ist das regelmäßig stattfindende Town Hall. Abwechselnd stellen Geschäftsführung und Business Units in kurzen 30 Minuten aktuelle Themen vor. Das Spannende: Das Format findet hybrid statt. Der Teams-Termin wird sowohl in die Homeoffices als auch an die Standorte übertragen. Vor Ort an den Standorten wird das Town Hall zum Anlass genommen, um gemeinsam beim anschließenden Frühstück über die Themen und die Woche zu sprechen.

In diesem hybriden Format fiel auch der Startpunkt für die Kommunikation zum Firmenevent: Die Geschäftsführung gab Datum und Zielort bekannt. Im Anschluss wurden alle in Microsoft Teams zum Team für das Firmenevent hinzugefügt, um Updates zentral, schnell und einfach an alle Mitarbeitenden senden zu können. Dort folgte dann auch direkt die schriftliche Ankündigung mit allen Infos.

2. Alle Infos zusammentragen: SharePoint macht’s möglich

Bei einem merhtägigen Firmenevent mit vielen Programmpunkten ist es wichtig, alles auf einen Blick zu finden. Daher wurden auf einer eigenen SharePoint Site Collection vorab alle Infos rund um das Firmenevent zusammengetragen und gebündelt. Diese wurde direkt nach der Ankündigung im Town Hall veröffentlicht und im Firmenevent Team geteilt.

Auf Unterseiten fanden die Kolleg:innen so schnell die Agenda, Infos zur Location, FAQs, Tipps und die Möglichkeit zur Anmeldung. Die Startseite führte zusammen mit der Navigation zu den Unterseiten und Gimmicks wie ein Countdown-Timer wurden eingefügt – alles enthalten im SharePoint Standard oder über die entwickelten Assets der novaCapta.

Die SharePoint Seiten wurden ebenfalls als Registerkarten im Firmenevent Team in Microsoft Teams angelegt, um mobil und auch später beim Firmenevent möglichst leicht Zugriff auf alle Informationen zu erhalten.

3. Teilnehmendenzahl und Besonderheiten organisieren: Abfragen mit Microsoft Forms

Die Anmeldung zum Firmenevent wurde ebenfalls mit Microsoft Bordmitteln organisiert. Über eine Forms-Umfrage konnten die Mitarbeitenden sich anmelden, ihre Anreisen buchen, Tickets für das Phantasialand bestellen und Anmerkungen loswerden. Durch den Export in Excel konnte das Organisationsteam die Daten dann weiter pflegen.

4. Spannung und Vorfreude hochhalten: Regelmäßige Updates in Teams

Das Organisationsteam postete regelmäßig Updates über das Firmenevent Team in Microsoft Teams. Ob Reminder zur Anmeldung, Verweise auf Neuerungen in der Agenda oder die gemeinsam befüllbare Firmenevent-Playlist: Microsoft Teams klingelte regelmäßig und holte das Firmenevent wieder ins Gedächtnis.

5. Ort für Austausch bereitstellen: Viva Engage Community rund ums Firmenevent

Kurz vor dem Firmenevent hat die novaCapta Viva Engage eingeführt. Passend dazu und um viele Kolleg:innen an Viva Engage und dessen Communities heranzuführen, wurde am Tag des Firmenevents eine Firmenevent-Community eröffnet. Mit der Community stand dann ein Ort bereit, um Bilder zu teilen, sich zu verabreden oder generell Austausch zu ermöglichen.

Der Vorschlag für die Community kam dabei direkt aus unserer Unit Modern Work und zeigt, wie sehr die Kolleg:innen im Sinne der Microsoft Technologien denken.

6. Mehrsprachigkeit beim Firmenevent: Mit PowerPoint alle mitnehmen

Das Team der novaCapta wächst und damit auch die Anzahl an Nationalitäten und Sprachen. Während am Notebook technische Mittel für die Mehrsprachigkeit leicht bereitstehen, ist es „Offline“ noch nicht ganz so einfach. In Microsoft Teams helfen Möglichkeiten wie z.B. die automatisierte Übersetzung von Posts und Folien via PowerPoint Live sowie die Live-Untertitelung in mehreren Sprachen bei virtuellen Terminen.

Vor Ort beim Firmenevent fand ebenfalls das Town Hall statt – zur Abwechslung zu 100 % live. Daher wurde die Präsentation zweisprachig vorbereitet. Mithilfe von Animationen in PowerPoint wechselten die Folien nach einer zuvor festgelegten Dauer ins Englische. So erfolgte der Sprachenwechsel automatisch und die Speaker konnten sich voll und ganz auf ihre Inhalte konzentrieren.

7. Video-Content, Bilder und Zusammenfassung für alle hochladen: SharePoint und Stream

Das Firmenevent wurde im Anschluss intern zusammengefasst, u.a. um die informativen Inhalte aus dem Town Hall oder das spannende (Bewegt-)bildmaterial zu teilen. All das fand ebenfalls auf SharePoint oder in Stream statt und wurde dann wiederum auf verschiedensten Wegen an die Kolleg:innen weitergereicht.

Dank dieser gelungenen Kommunikation und der professionellen Vorbereitung war das novaCapta Firmenevent 2023 ein voller Erfolg! Sie möchten mehr über das Event an sich erfahren? Unser erster Blogbeitrag der Firmenevent-Serie inkl. Best-of Video gibt einen tollen Eindruck von der gemeisamen Zeit im Phantasialand. Im nächsten Beitrag unserer Serie kommen Geschäftsführung und Mitarbeitende zu Wort und erklären, warum ein Fimenevent einen wichtigen Teil der Unternehmenskultur darstellt.